>Decyzje Giodo>2004 >

Warszawa, dnia 16 sierpnia 2004 r.

(nakazująca Prezydentowi Miasta usunięcie z akt postępowania administracyjnego w sprawie o wymeldowanie Skarżącej, jej danych osobowych o karalności, o które Prezydent Miasta wystąpił do Krajowego Rejestru Karnego. Generalny Inspektor uznał, że przetwarzanie tych danych na potrzeby postępowania o wymeldowanie stanowi naruszenie art. 27 ust. 1 oraz art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych).

D E C Y Z J A

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz art. 12 pkt 2 w związku z  art. 27 ust. 1 oraz art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani X, dotyczącej przetwarzania jej danych osobowych dotyczących karalności przez Prezydenta Miasta X,

nakazuję
Prezydentowi Miasta X przywrócenie stanu zgodnego z prawem poprzez usunięcie danych osobowych o karalności Pani X, z akt postępowania administracyjnego o  wymeldowanie Pani X.

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani X (adres do korespondencji: Z), zwanej dalej Skarżącą, w sprawie przetwarzania przez Prezydenta Miasta X, zwanego dalej Prezydentem Miasta, jej danych osobowych dotyczących karalności. Skarżąca poinformowała, iż w dniu 17 września 2003 r. jej mąż, Pan X złożył wniosek o  wymeldowanie Skarżącej z miejsca stałego zameldowania. Z  dalszej treści skargi wynika, iż  Prezydent Miasta, znając adres pobytu Skarżącej (Pan X wskazał ww. adres we  wniosku o wymeldowanie) zwrócił się do Krajowego Rejestru Karnego z zapytaniem o  udzielenie informacji, czy Skarżąca przebywa aktualnie w Zakładzie Karnym lub Areszcie Śledczym.
W toku przeprowadzonego w przedmiotowej sprawie postępowania Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych ustalił, co następuje:
1.    W dniu 17 września 2003 r. na wniosek Pana X, wszczęto postępowanie administracyjne o  wymeldowanie jego żony, Pani X.
2.    Pan X jako miejsce pobytu żony wskazał: adres Z
3.    W zbiorze meldunkowym prowadzonym przez Prezydenta Miasta znajdowała się informacja, że pod adresem wskazanym przez Pana X Skarżąca była zameldowana na pobyt czasowy do dnia 3 sierpnia 2003 r.
4.    W dniu 17 września 2003 r. Urząd Miasta przesłał do Skarżącej, na adres wskazany we  wniosku o wymeldowanie tj. na adres Z, zawiadomienie o  wszczęciu postępowania o wymeldowanie  oraz zwrócił się do Centralnego Biura Adresowego z wnioskiem o udostępnienie danych dotyczących zameldowania Skarżącej, jak również wystąpił z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji, czy  Skarżąca przebywa aktualnie w Zakładzie Karnym lub Areszcie Śledczym. Odpowiedź Krajowego Rejestru Karnego została włączona do akt sprawy dotyczącej wymeldowania Skarżącej.
5.    Konieczność pozyskania ww. informacji Prezydent Miasta X uzasadniał faktem, że „w przypadku, gdy miejsca pobytu nie udaje się ustalić” Urząd, działając na  podstawie art. 34 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), występuje do Sądu Rejonowego z wnioskiem o ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, natomiast „koniecznym załącznikiem do tego rodzaju wniosku jest m. in. negatywna odpowiedź z  Krajowego Rejestru Karnego w zakresie, czy osoba przebywa w Zakładzie Karnym, bądź Areszcie Śledczym, w przeciwnym bowiem razie Sąd oddala wniosek o ustanowienie kuratora”.
6.    W dniu 23 września 2003 r., po otrzymaniu z Urzędu Miasta zawiadomienia o wszczęciu postępowania o wymeldowanie, Skarżąca przesłała do ww. Urzędu wyjaśnienia załączając kopię potwierdzenia zameldowania na pobyt czasowy w miejscowości Z (tożsamy z adresem do korespondencji wskazanym przez Pana X), wystawionego przez Urząd Gminy Y.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.
W myśl art. 7 pkt 2 ustawy z  dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.  U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) przez przetwarzanie danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na  danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie. Dane o karalności należą do danych szczególnie chronionych, tym samym ich przetwarzanie podlega szczególnym rygorom przewidzianym przez ustawę o ochronie danych osobowych. W myśl art. 27 ust. 1 ustawy, zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub  filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o  stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w  postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Przepis art. 27 ust. 2 dopuścił jednakże przetwarzanie tej szczególnej kategorii danych osobowych (dane szczególnie chronione) w enumeratywnie wymienionych sytuacjach. Powyższe przesłanki mają charakter autonomiczny, niezależny i co do zasady są równoprawne. W konsekwencji, aby legalnie przetwarzać dane o karalności Skarżącej, Prezydent Miasta X powinien legitymować się spełnieniem co najmniej jednej z przesłanek legalności wymienionych w art. 27 ust. 2 ustawy. Przetwarzanie danych dotyczących karalności jest m. in. dopuszczalne, gdy przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, i  stwarza pełne gwarancje ich ochrony (art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych).
Uznać jednak należy, iż w przedmiotowej sprawie nie zachodziła żadna z przesłanek przetwarzania danych osobowych określonych w art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. W szczególności, nie istniał żaden przepis prawa, który zezwalałby Prezydentowi Miasta na przetwarzanie danych o karalności Skarżącej.
Prezydent Miasta uzasadniał potrzebę pozyskanie informacji dotyczących ewentualnego pobytu Skarżącej w Zakładzie Karnym lub Areszcie Śledczym, koniecznością wystąpienia do sądu o  ustanowienie dla niej przedstawiciela, w trybie art. 34 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), zgodnie z którym organ administracji publicznej wystąpi do sądu z wnioskiem o  wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej lub niezdolnej do  czynności prawnych, o ile przedstawiciel nie został już wyznaczony. Dodać jednak należy, iż  wystąpienie z wnioskiem o  wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej dotyczy wyłącznie sytuacji, w której osoba będąca stroną w sprawie przed organem administracji opuściła miejsce stałego zamieszkania i  miejsce jej nowego pobytu nie jest znane. Natomiast w  przedmiotowej sprawie, w momencie złożenia przez Pana X wniosku o  wymeldowanie Skarżącej, Prezydent dysponował adresem miejsca pobytu Skarżącej, gdyż został on wskazany na ww. wniosku. Fakt, iż Skarżąca, według informacji posiadanych przez Prezydenta Miasta, nie była pod wskazanym adresem zameldowana nie świadczył, iż Skarżąca tam nie przebywa. Podkreślenia bowiem wymaga, że o charakterze pobytu (czasowy lub stały) danej osoby decyduje zamiar osoby podlegającej obowiązkowi meldunkowemu, a nie fakt rejestracji, jakim jest zameldowanie, które jest wyłącznie czynnością materialno-techniczną. Powyższe stanowisko podzielił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 8 października 1982 r. (sygn. akt S A /Kr 599/82).
W przedmiotowej sprawie bezspornym jest, że Urząd Miasta posiadał adres pobytu Skarżącej, bowiem wyraźnie wskazał go mąż Skarżącej we wniosku o  wymeldowanie. Powyższe dodatkowo potwierdza fakt, iż na adres podany przez Pana X przesłano do Skarżącej zawiadomienie o  wszczęciu postępowania o wymeldowanie, co  jednoznacznie wskazuje, iż adres ten Urząd Miasta uznał za aktualny. Nie można zatem zgodzić się z argumentacją Prezydenta Miasta, iż  pozyskanie informacji o tym, czy Skarżąca przebywa w Zakładzie Karnym lub Areszcie Śledczym było niezbędne do  ustanowienia na potrzeby postępowania o wymeldowanie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, tj. Skarżącej, gdyż miejsce pobytu Skarżącej było Urzędowi znane. Nie miał więc tutaj zastosowania art. 34 § 1 Kpa.
Skierowanie zapytania do Krajowego Rejestru Karnego byłoby zasadne jedynie wówczas, gdyby okazało się, że Skarżąca nie przebywa pod wskazanym przez Pana X adresem i nie jest znany żaden inny adres jej zamieszkania. Jednakże w  przedmiotowej sprawie Skarżąca niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu wobec niej postępowania o wymeldowanie przesłała do Urzędu Miasta X w dniu 23  września 2003 r. pismo wyjaśniające z załączonym potwierdzeniem zameldowania w  Z (pod adresem tożsamym z podanym przez Pana X adresem do korespondencji), na pobyt czasowy od dnia 25 sierpnia 2003 r., wystawionym przez Urząd Miasta Y. Przedstawione wyżej okoliczności jednoznacznie wskazują, iż  pozyskanie informacji dotyczących karalności Skarżącej było zbędne, bowiem w  przedmiotowej sprawie nie zachodziła konieczność ustalenia dla Skarżącej, jako osoby nieobecnej, przedstawiciela do występowania jako strona w postępowaniu administracyjnym. W  konsekwencji, należy uznać, iż Urząd Miasta przetwarza dane Skarżącej dotyczące jej karalności, nie spełniając żadnej z przesłanek przetwarzania tego typu danych wskazanych  w art. 27 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych, co stanowi naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych. Dodać także należy, że pozyskiwanie danych w celu ich ewentualnego wykorzystania na potrzeby postępowania o ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, w  przypadku gdy Urząd nie był pewny, czy ustanowienie takiego przedstawiciela będzie konieczne jest również niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych. W  myśl bowiem powołanego przepisu, administrator danych osobowych powinien dołożyć szczególnej staranności, aby proces przetwarzania danych osobowych przebiegał z  uwzględnieniem wszystkich zasad przetwarzania danych ustanowionych w tym przepisie, m. in.  zasadą legalności, adekwatności, czy celowości przetwarzania danych, a zatem zakres przetwarzanych danych powinien być uzależniony od celu w  jakim są one przetwarzane. Stanowisko Generalnego Inspektora znajduje potwierdzenie w  literaturze przedmiotu, w której podkreśla się, że „(...) kwestionować należy (...) rozmaite formy zbierania danych osobowych na  zapas” (J. Barta, R. Markiewicz, Ochrona Danych Osobowych. Komentarz, Zakamycze, Kraków 2001 r., str. 410). Przetwarzanie przez Prezydenta Miasta danych dotyczących karalności Skarżącej na  potrzeby postępowania o wymeldowanie w przypadku, gdy znany jest adres miejsca pobytu Skarżącej, nie znajduje zatem uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa.
Konkludując, należy stwierdzić, iż przetwarzanie w niniejszej sprawie przedmiotowych danych na  potrzeby postępowania o wymeldowanie stanowi naruszenie art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych oraz art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych.

W tym stanie faktycznym i prawnym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.


Decyzja niniejsza jest ostateczna. Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych oraz art. 129 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, stronie niezadowolonej z niniejszej decyzji przysługuje, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia, prawo złożenia do  Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy (adres: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2,        00-193 Warszawa).