>Decyzje Giodo>2004 >

Decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 9 lutego 2005 r. utrzymująca w mocy zaskarżoną decyzję, odmawiającą wydania Skarżącemu odpisów  (kserokopii) poszczególnych dokumentów znajdujących się w jego aktach osobowych.

Warszawa, dn. 9 lutego  2005 r.

DECYZJA

Na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) oraz art. 12pkt 2, art. 18 ust. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U.z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie wniosku Pana A.B. (pracownika Ministerstwa), o ponowne rozpatrzenie sprawy zakończonej decyzją Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 5 listopada 2004 r.  (znak: GI-DEC-DS-239/04/512,513) odmawiającą uwzględnienia wniosku,

utrzymuję w mocy zaskarżoną decyzję.

 U z a s a d n i e n i e:

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana A.B., zwanego dalej Skarżącym, dotycząca przetwarzania jego danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej przez Dyrektora Generalnego (w Ministerstwie), zwanego dalej Dyrektorem Generalnym. W szczególności, Skarżący podniósł, iż Dyrektor Generalny odmówił podania Skarżącemu pełnej treści danych zgromadzonych w jego aktach osobowych (pracowniczych) oraz odmówił wydania mu odpisów, „kserokopii” poszczególnych dokumentów znajdujących się w jego aktach. Ponadto, Skarżący wniósł o przeprowadzenie przez Generalnego Inspektora kontroli w zakresie przestrzegania przez Dyrektora Generalnego zasad przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych.
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych ustalił w niniejszej sprawie następujący stan faktyczny:
1.    W dniu 27 maja 2004 r. Skarżący przeglądając swoje akta osobowe w Ministerstwie stwierdził, iż w jego aktach osobowych znajdują się „nowe” nieznane Skarżącemu dokumenty. Przykładem takich dokumentów jest pismo Dyrektora Generalnego do Szefa Służby Cywilnej z dnia 19 grudnia 2002 r. oraz notatka służbowa Podsekretarza Stanu w Ministerstwie do Dyrektora Generalnego z dnia 6 kwietnia 2004 r. W ocenie Skarżącego niektóre z dokumentów znajdujących się w jego aktach osobowych zawierają treść wskazującą na podejrzenie popełnienia przestępstwa.
2.    Pismem z dnia 27 maja 2004 r. Skarżący wystąpił do swojego pracodawcy z wnioskiem o wydanie mu odpisów poszczególnych dokumentów z jego akt osobowych.
3.    Pismem z dnia 1 czerwca 2004 r. (znak: GBK-1-120-248/2004), Dyrektor Biura Kadr Ministerstwa przekazał Skarżącemu duplikat jego świadectwa pracy z dnia 30 września 2000 r. (który został sporządzony przez inne Ministerstwo) oraz kopię pisma z dnia 14 maja 2002 r. zwalniającego Skarżącego z pełnienia obowiązków dyrektora departamentu (znak: GBK-1f-120-179/2002). Biuro Kadr poinformowało Skarżącego, iż pozostałe dokumenty, nie są aktami osobowymi w rozumieniu § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), a w związku z tym nie podlegają udostępnieniu.
4.    W związku z wyżej wskazanym pismem Dyrektora Biura Kadr, Skarżący pismem z dnia 2 czerwca 2004 r. wystąpił do Dyrektora Generalnego o weryfikację „odmownej decyzji Dyrektora Kadr” w przedmiocie wydania mu niżej wymienionych dokumentów:
-    K. 35, GDDKiA do MDG z dnia 5 kwietnia 2002 r. (znak: GDDKiA/DG/R/15/2002),
-    K. 46, MDG do P.St. z dnia 14 maja 2002 r. (znak: GBK-1f-120-179/2002),
-    K. 59, MDG do Szef. S. C. z dnia 2 lipca 2002 r. (znak GBK-1-072-16/2002),
-    K. 72, MDG do Szef S. C. z dnia 19 grudnia 2003 r. (GBK-1-0772-46/2002),
-    K. 83, Szef S.C. do MDG z dnia 1 lipca 2003 r. (znak DR 281/03),
-    K. 88, MDG do Szefa S.C. z dnia 2 października 2003 r. (znak GBK-1-072-40/2003),
-    K. 89, MDG do Szefa S.C. z dnia 3 grudnia 2003 r. (znak: GBK-1-072-49/2003),
-    K. 92, GBK do RPO z dnia 9 kwietnia 2004 r. (znak GBK-1-072/2004 + plik załącznik),
-    K. 93, MDG do Szefa S.C. z dnia 9 kwietnia 2004 r. (znak GBK –1-072/15/2004 + plik załącznik, w tym notatka MPT do MDG z dnia 6 kwietnia 2004 r.),
-    K. 94, GBI do MDG z dnia 21 kwietnia 2004 r. (znak GBI – 078/378/04),
-    K. 100, MDG do Szefa S.C. z dnia 25 maja 2004 r. (znak GBK-1-072-16/2004). 
5.    Dyrektor Generalny nie udostępnił Skarżącemu żądanych przez niego dokumentów - z wyjątkiem pisma z dnia 14 maja 2002 r. (znak: GBK-1f-120-179/2002) - przy czym stosownie do art. 33 ust. 1 – 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, poinformował Skarżącego o treści przedmiotowych dokumentów.
6.    Z wyjaśnień udzielnych przez Dyrektora Generalnego wynika, iż w chwili obecnej w Sądzie Rejonowym dla Warszawy Pragi VII Wydział Pracy i Ubezpieczeń toczy się 6 spraw, z powództwa Skarżącego przeciwko Ministerstwu Infrastruktury. W związku z powyższym akta osobowe Skarżącego od lipca 2002 r. znajdują się w Sądzie Rejonowym dla Warszawy Pragi.
7.    Dyrektor Generalny wyjaśnił jednocześnie, iż Biuro Kadr Ministerstwa prowadzi akta zastępcze Skarżącego, na które składają się kserokopie dokumentów przekazanych do sądu pracy oraz dokumenty wynikające ze stosunku pracy tworzone na bieżąco, wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
8.    Przy aktach osobowych Skarżącego przechowywane są kserokopie pozwów sądowych kierowanych przez Skarżącego przeciwko Ministerstwu a także korespondencja między Ministerstwem Infrastruktury a Urzędem Służby Cywilnej, Biurem Rzecznika Praw Obywatelskich i Państwową Inspekcją Pracy, w związku z wnioskami i skargami Skarżącego na Ministerstwo, kierowanymi przez niego do tych instytucji.
9.    Dyrektor Generalny wyjaśnił również, iż akta osobowe pracowników  przechowywane są „we właściwych warunkach, jest wyznaczony administrator danych, osoby mające dostęp do akt osobowych, posiadają stosowne upoważnienia”.

Po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w przedmiotowej sprawie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w dniu 5 listopada 2004 r. wydał decyzję administracyjną (znak: GI-DEC-DS-239/04/512,513), w której odmówił uwzględnienia wniosku Skarżącego.

W ustawowym terminie do Biura GIODO wpłynął wniosek Skarżącego o ponowne rozpatrzenie sprawy zakończonej decyzją Generalnego Inspektora z dnia 5 listopada 2004 r. (znak: GI-DEC-DS-239/04/512,513)  W przedmiotowym wniosku Skarżący zarzucił decyzji Generalnego Inspektora naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, jak również wniósł o jej zmianę poprzez wydanie rozstrzygnięcia zgodnie z jego wnioskiem zawartym w skardze z dnia 6 lipca 2004 r.
W uzasadnieniu do wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, Skarżący podniósł, iż powołane przez Generalnego Inspektora postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1999 r. (znak: I PKN 331/99) dotyczy odmowy udzielenia informacji niezawartych w zbiorze, podczas gdy wniosek Skarżącego dotyczył odmowy wydania odpisów dokumentów ze zbioru danych. Skarżący wskazał również, iż z uwagi na okoliczność, że decyzje administracyjne w sprawach udostępnienia danych wydaje Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, odesłanie Skarżącego w zaskarżanej decyzji na drogę powództwa cywilnego jest bezzasadne. W ocenie Skarżącego bezzasadne jest również powołanie się przez Generalnego Inspektora na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 marca 2000 r. (sygn. PKN 672/99). Zdaniem Skarżącego z uwagi na hierarchię źródeł prawa przepisy prawa pracy – w tym przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – nie mogą stanowić lex specialis względem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Ponadto w ocenie Skarżącego przepisy ww. rozporządzenia nie przewidują dalej idącej ochrony niż przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.
    We wniosku Skarżący podniósł również, iż Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych błędnie przyjął, iż w niniejszej sprawie zastosowanie znajdował przepis art. 18 ust. 3 ustawy. Wskazał przy tym, iż przepisy prawa pracy nie regulują spraw z zakresu wymienionego w art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy (udostępnianie danych). Dlatego też, sprawy z zakresu udostępniania danych ze zbioru danych, jakim są akta osobowe pracownika, podlegają wyłącznej właściwości Generalnego Inspektora.
    Ponadto, Skarżący zarzucił Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, iż ww. organ uchylił się od podjęcia czynności mających na celu dokonanie ustaleń czy administrowanie aktami osobowymi Skarżącego przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa jest prawidłowe – w szczególności w decyzji nie zajęto stanowiska odnośnie:
1)    braku rzetelnego i kompletnego wykazu dokumentów umieszczonych w zbiorze (włączanie do akt osobowych dokumentów nie ujętych w wykazie),
2)    zmienną zawartość tego zbioru w czasie (dodawanie i usuwanie dokumentów w zależności od doraźnych potrzeb pracodawcy),
3)    braku (zaginięcia) części dokumentów w aktach osobowych.
Zdaniem Skarżącego brak rozpoznania tego rodzaju zarzutów jest szczególnym uchybieniem organu, gdyż wskazane działania administratora danych wyczerpują dyspozycję art. 50 i 52 ustawy o ochronie danych osobowych. Skarżący podniósł równocześnie, iż Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych błędnie przyjął, iż przepisy ustawy o ochronie danych osobowych nie dają podstawy do nakazania wydania dokumentów w formie papierowej zawierających dane osobowe. W ocenie Skarżącego, przepis art. 29 ustawy wskazuje, iż administrator danych udostępnia posiadane w zbiorze dane, z czego wynika, iż administrator danych ma obowiązek udostępnienia wszystkich danych w żądanym zakresie.

    Po dokonaniu ponownej analizy materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych podtrzymuje swoje stanowisko wyrażone w decyzji z dnia 5 listopada 2004 r. (znak: GI-DEC-DS-239/04/512, 513).

Odnosząc się do wniosku Skarżącego na początku należy zdecydowanie podkreślić, iż w skardze z dnia 6 lipca 2004 r. Skarżący wniósł o wydanie decyzji administracyjnej w przedmiocie nakazania administratorowi jego danych osobowych, tj. Dyrektorowi Generalnemu udostępnienia odpisów (kserokopii) dokumentów dotyczących jego zatrudnienia w Ministerstwie, celem umożliwienia Skarżącemu realizacji prawa do kontroli procesu przetwarzania danych.
Mając na uwadze powyższe, zauważyć należy, iż zgodnie z art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych Generalny Inspektor z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej, w drodze decyzji administracyjnej, nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem, a w szczególności uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie, udostępnienie lub nieudostępnienie danych osobowych. Tym samym, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych upoważniony jest do wydania decyzji administracyjnej, której przedmiotem jest m.in. nakaz udostępnienia danych wyłącznie w sytuacji stwierdzenia przez ten organ naruszenia przepisów ustawy w procesie przetwarzania danych. W przedmiotowej sprawie takiego naruszenia nie stwierdzono. Ponadto, kategorycznego podkreślenia wymaga, iż żaden przepis ustawy o ochronie danych osobowych nie przyznaje Generalnemu Inspektorowi kompetencji w zakresie podejmowania rozstrzygnięć, których przedmiotem jest nakaz udostępnienia odpisów (kserokopii) dokumentów. Również żaden z przepisów ustawy nie upoważnia osoby której dotyczą do żądania od administratora danych wydania odpisów (kserokopii) dokumentów zawierających jego dane. Osoba, której dane dotyczą może bowiem skutecznie dochodzić od administratora wyłącznie udostępnienia dotyczących jej danych, co nie jest tożsame z żądaniem wydania dokumentów zawierających te dane.
    Słuszność stanowiska Generalnego Inspektora potwierdzają regulacje zawarte w przepisach ustawy a dotyczące uprawnień osoby, której dane dotyczą w związku z przetwarzaniem jej danych. Zgodnie z art. 32 ust. 1 pkt 3 ustawy, każdej osobie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, zawartych w zbiorach danych, a zwłaszcza prawo do uzyskania informacji, od kiedy przetwarza się w zbiorze dane jej dotyczące, oraz podania w powszechnie zrozumiałej formie treści tych danych. Natomiast w myśl art. 29 ust. 1 ustawy, w przypadku udostępniania danych osobowych w celach innych niż włączenie do zbioru, administrator danych udostępnia posiadane w zbiorze dane osobom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa. Powtórzyć zatem należy, iż w przypadku wystąpienia do administratora danych z żądaniem udostępnienia danych (art. 29 ustawy), bądź też z żądaniem podania przez administratora w powszechnie zrozumiałej formie treści danych osobowych (art. 32 ust. 1 pkt 3 ustawy), nie oznacza to obowiązku udostępnienia przez administratora dokumentów zawierających żądane dane osobowe. Administrator danych jest bowiem zobowiązany wyłącznie do udostępnienia danych osobowych, a nie do udostępniania dokumentów zawierających te dane.
    Na uwagę zasługuje również okoliczność, iż w sprawie będącej przedmiotem postępowania przed Generalnym Inspektorem, Skarżący wystąpił do Dyrektora Generalnego Ministerstwa z żądaniem wydania mu określonych odpisów dokumentów. Ustosunkowując się do przedmiotowego wniosku Dyrektor Biura Kadr Ministerstwa I pismem z dnia 30 czerwca 2004 r. (GBK-1-120-251/2004) udostępnił Skarżącemu wykaz obejmujący szczegółowe informacje dotyczące jego danych osobowych, które zawarte były w dokumentach, jakich udostępnienia żądał Skarżący. Z powyższego wynika zatem, iż w przedmiotowej sprawie udostępniono Skarżącemu jego dane osobowe w zakresie o którym mowa w art. 33 ustawy. Dlatego też twierdzenie, iż Dyrektor Biura Kadr Ministerstwa poprzez nie wydanie Skarżącemu odpisów (kserokopii) dokumentów naruszył przepisy ustawy w żaden sposób nie znajduje uzasadnienia w materiale dowodowym zgromadzonym w niniejszej sprawie.
Z tych też względów, żądanie Skarżącego w przedmiocie wydania mu odpisów dokumentów (kserokopii) dotyczących jego zatrudnienia a znajdujących się w posiadaniu Dyrektora Generalnego, powinno być rozpatrywane wyłącznie w kontekście unormowań wynikających z przepisów prawa pracy. Podkreślić przy tym należy, iż Skarżący jest urzędnikiem służby cywilnej. Natomiast zgodnie z art.7 ust. 1 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 49, poz. 483 z późn. zm.), w sprawach wynikających ze stosunku pracy członka korpusu służby cywilnej, nie uregulowanych w ustawie, stosuje się przepisy Kodeksu pracy i inne przepisy prawa pracy. Ponadto, stosownie do art. 7 ust. 2 ww. ustawy, spory o roszczenia ze stosunku pracy członka korpusu służby cywilnej rozpatrywane są przez sądy pracy, chyba że ustawa stanowi inaczej. 
Tym samym, w stosunku do danych dotyczących stosunku pracy Skarżącego, zastosowanie znajdują przepisy szczególne, w tym art. 94 pkt 9 a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.), zgodnie z którym, pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Omawiany obowiązek na podstawie upoważnienia z art. 2981 ustawy Kodeks pracy, został skonkretyzowany w przytaczanym wcześniej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Również odpowiedzialność pracodawcy w przypadku nie prowadzenia akt osobowych pracownika wynika z przepisów Kodeksu pracy, a nie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie bowiem z art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników - podlega karze grzywny.
Dlatego też, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w pełni podtrzymuje stanowisko zawarte w zaskarżanej decyzji, iż kwestie związane z żądaniem wydania od pracodawcy odpisów (kserokopii) dokumentów związanych z zatrudnieniem Skarżącego, należą do kategorii spraw ze stosunku pracy w rozumieniu art. 467 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.).
Dla potwierdzenia słuszności stanowiska Generalnego Inspektora ponownie warto przytoczyć pogląd Sądu Najwyższego, zaprezentowany w odniesieniu do podobnego stanu faktycznego (Postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 16 września 1999 r. I PKN 331/99, Monitor prawniczy 2000/3 str. 135). Sąd Najwyższy uznał wówczas m.in., iż w jego ocenie „żądanie zgłaszane przez pracownika, a dotyczące udzielania mu istotnych informacji odnośnie jego sytuacji pracowniczej - związanych z realizacją jego pracowniczych praw, obowiązków i odpowiedzialności - mieści się w ramach stosunku pracy w ujęciu art. 476 KPC. Przepis ten powinien obecnie być przy tym interpretowany w duchu zasady z art. 45 ust. 1 Konstytucji, to jest prawa obywateli do sądu. (...) Regulacje tego typu, jak również ogólne założenia, na których oparte jest całe ustawodawstwo pracy, pozwalają na konstruowanie ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika (a co najmniej respektowania tego dobra), podobnie do obowiązku pracownika, jakim jest dbanie o dobro zakładu pracy (art. 100 pkt 4 KP). W ramach tego ogólnego obowiązku pracodawcy mieści się między innymi jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.) istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy (...)”. W dalszej części uzasadnienia SN stwierdził również, iż „nie oznacza to, oczywiście, że pracownik może od pracodawcy domagać się wszelkich informacji, które go dotyczą; muszą one mieć ważne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej, a ponadto wyłączenie udzielenia przez pracodawcę informacji określonego typu może wynikać wprost lub pośrednio z przepisów prawa (np. ze sposobu ukształtowania instytucji odpowiedzialności dyscyplinarnej) (...) Żądanie tego rodzaju należy jednak do drogi sądownictwa pracy”. Nie można przy tym zgodzić się z twierdzeniem Skarżącego, iż powyższe orzeczenie Sądu Najwyższego „dotyczy odmowy udzielania informacji niezawartej w zbiorze danych, podczas gdy wniosek Skarżącego dotyczy odmowy wydania odpisów dokumentów ze zbioru danych”. Przytoczone orzeczenie SN odnosi się bowiem do sytuacji, w której pracownik domagał się od swojego pracodawcy udostępnienia dokumentu zawierającego informacje związane z jego stosunkiem pracy. Tym samym, stan faktyczny w orzeczeniu Sądu Najwyższego jest analogiczny do stanu faktycznego sprawy będącej przedmiotem rozpoznania przed Generalnym Inspektorem. Z tego też względu w pełni uprawnione było przytoczenie przez Generalnego Inspektora w zaskarżonej decyzji poglądu, jaki w podobnej sprawie zaprezentował Sąd Najwyższy.
Nie można również zgodzić się z próbą podważenia przez Skarżącego poglądu zaprezentowanego przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 marca 2000 r. (I PKN 672/99 Palestra 2001/9-10 str. 192). W przedmiotowym wyroku Sąd Najwyższy w sposób dosłowny wskazał, iż przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, są „przepisami odrębnych ustaw” odnoszących się do przetwarzania danych, w rozumieniu art. 5 ustawy o ochronie danych osobowych mają przed tą ustawą pierwszeństwo stosowania jako regulacja przewidująca „dalej idącą” ochronę danych (wyrok Sądu Najwyższego - Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 16 marca 2000 r. I PKN 672/99 Palestra 2001/9-10 str. 192). Natomiast zgodnie ze wskazanym art. 5 ustawy o ochronie danych osobowych, jeżeli przepisy odrębnych ustaw, które odnoszą się do przetwarzania danych, przewidują dalej idącą ich ochronę, niż wynika to z niniejszej ustawy, stosuje się przepisy tych ustaw. W przytoczonym powyżej orzeczeniu Sąd Najwyższy uznał także, iż „dokumentacja dotycząca spraw zatrudnionych ma w przepisach rozporządzenia bardzo szczegółowy i w zasadzie wyczerpujący charakter, a poza tym naruszenie powołanych przepisów otwiera zainteresowanemu drogę dla dochodzenia roszczeń przed sądem pracy”. W dalszej części uzasadnienia ww. wyroku Sąd Najwyższy stwierdził, że „sprawa, w której pracownik domaga się od pracodawcy zachowań mających prawną doniosłość w świetle przepisów o zasadach prowadzenia dokumentacji zatrudnieniowej, należy do kategorii spraw z zakresu prawa pracy, a konkretnie spraw o roszczenie ze stosunku pracy (art. 476 § 1 pkt 1 kpc.), co nadaje jej równocześnie przymiot sprawy cywilnej w rozumieniu art. 1 kpc. To samo dotyczy roszczeń pracowniczych związanych z wprowadzeniem przez danego pracodawcę jakiejkolwiek dokumentacji zatrudnieniowej, którą przez pryzmat powołanych przepisów trzeba by kwalifikować jako bezprawną. Innymi słowy, przepisy ustawy o ochronie danych osobowych mają wobec danych dotyczących zatrudnienia zastosowanie tylko w zakresie nie uregulowanym przepisami ustawodawstwa pracy”. Podkreślić przy tym należy, iż Sąd Najwyższy, jako przepisy przewidujące dalej idącą ochronę niż wynikającą z ustawy, wskazał przepisu Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Natomiast, we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy Skarżący, poddał analizie jedynie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych oraz przepisy ww. rozporządzenia, pomijając w zupełności powołane w orzeczeniu SN unormowania Kodeksu pracy. Z tego też względu, stanowisko Skarżącego, iż przepisy prawa pracy dotyczące akt osobowych, nie stanowią lex specialis względem ustawy o ochronie danych osobowych, jest w ocenie Generalnego Inspektora nieuzasadnione.
W pełni uprawnione jest zatem twierdzenie, iż zagadnienie dotyczące udostępniania pracownikom określonych dokumentów przez ich pracodawców, mieści się w wyłącznej kognicji sądów powszechnych, jako ściśle związane ze stosunkiem pracy. Dlatego też, powyższa kwestia powinna być rozpatrywana przed sądem powszechnym. Warto w tym miejscu przytoczyć pogląd Sądu Najwyższego, w myśl którego „w razie niezwrócenia pracownikowi świadectwa szkolnego lub innych dokumentów łączących się ze stosunkiem pracy pracownik może - jeżeli w związku z tym zaniedbaniem poniósł szkodę - domagać się odszkodowania od zakładu pracy; roszczenie z tym związane należy uznać za roszczenie ze stosunku pracy w rozumieniu art. 242 k.p. Jako podstawę prawną dochodzonego roszczenia należy - wobec braku odpowiednich przepisów w kodeksie pracy - stosować na podstawie art. 300 k.p. przepisy kodeksu cywilnego, a w szczególności art. 471 k.c.” (wyrok z dnia 6 października 1976 r. I PR 130/76 OSNC 1977/4/82).
W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wniosek Skarżącego w przedmiocie nakazania Dyrektorowi Generalnemu wydania odpisów dokumentów dotyczących okoliczności związanych z zatrudnieniem Skarżącego, powinien być zatem rozpatrywany przed sądem powszechnym - sądem pracy, tym bardziej, że przed Sądem Rejonowym dla Warszawy Pragi VII Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Skarżący toczy spór ze swoim pracodawcą. Zgodnie natomiast z art. 472 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, Sąd może wzywać strony, świadków, biegłych lub inne osoby w sposób, który uzna za najbardziej celowy, nawet z pominięciem sposobów przewidzianych przez przepisy ogólne, jeżeli uzna to za niezbędne do przyspieszenia rozpoznania sprawy. Dotyczy to również doręczeń oraz zarządzeń mających na celu przygotowanie rozprawy, zwłaszcza zaś żądania przedstawienia niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy akt osobowych i innych dokumentów (podkreślenie Generalnego Inspektora). Dlatego też, uzasadnione jest twierdzenie, iż w związku z okolicznością, że działania Skarżącego podejmowane przed Generalnym Inspektorem dotyczą sfery związanej z właściwym udokumentowaniem stosunku pracy, powyższe zagadnienie należy do właściwości sądów powszechnych. Z tych też względów powyższa kwestia nie może stać się przedmiotem postępowania przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.
Warto również zauważyć, iż przyjęcie stanowiska Skarżącego, iż sprawy związane z udostępnianiem przez pracodawców dokumentacji dotyczącej stosunku pracy leżą w kompetencji Generalnego Inspektora, powodowałoby, iż powyższa kwestia mogłaby być przedmiotem rozpoznania zarówno przez sąd powszechny – sąd pracy, jak i przez sąd administracyjny (na skutek zaskarżenia decyzji Generalnego Inspektora). Jest natomiast rzeczą oczywistą, iż intencją ustawodawcy było wyraźne rozgraniczenie zakresu kompetencji sądów powszechnych oraz sądów administracyjnych, zaś sprawy z zakresu stosunku pracy – co zostało wielokrotnie wskazane w zaskarżonej decyzji - należą do wyłącznej kognicji sądów powszechnych.
Odnosząc się natomiast do wniosku Skarżącego zawartego w skardze z dnia 6 lipca 2004 r. w przedmiocie przeprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury czynności kontrolnych podkreślić należy, iż stosownie do przyznanych ustawą o ochronie danych osobowych kompetencji, do zadań Generalnego Inspektora należy m.in. przeprowadzanie kontroli odnośnie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami ustawy. W przypadku uzyskania przez organ ochrony danych osobowych informacji o niezgodnym z prawem działaniu podmiotów określonych w art. 3 ust. 1 i 2 ustawy i dokonaniu wstępnej oceny zasadności stawianych im zarzutów, mogą zostać z urzędu podjęte kompleksowe czynności kontrolne. Natomiast, Generalny Inspektor nie podejmuje przedmiotowych działań na wniosek osoby, składającej skargę do Biura GIODO.
Uwzględniając zatem zebrany w toku postępowania administracyjnego materiał dowodowy oraz ponownie dokonując analizy wyżej przytoczonych przepisów prawa, stwierdzić zatem należy, iż Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych podtrzymuje stanowisko, iż w niniejszej sprawie nie posiada kompetencji do nakazania Dyrektorowi Generalnemu wydania odpisów (kserokopii) dokumentów znajdujących się w aktach osobowych Skarżącego, jak również do badania prawidłowości prowadzenia tych akt pod kątem wymogów, jakie na pracodawców w tym zakresie nakładają przepisy prawa pracy.  Kwestie te regulują w sposób szczegółowy i kompleksowy wskazane wcześniej przepisy szczególne.
Okoliczności przedstawiane przez Skarżącego we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, w żaden sposób nie podważają zatem zasadności wydania przez Generalnego Inspektora decyzji administracyjnej z dnia 5 listopada 2004 r. (znak: GI-DEC-DS-239/04/512,513).
W tym stanie faktycznym i prawnym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak we wstępie.


Decyzja niniejsza jest ostateczna. Na podstawie art. 21 ust. 2 ustawy z o ochronie danych osobowych w związku z art. 13 § 1, art. 53 § 1 i art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270), od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszej decyzji, za pośrednictwem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (na adres: ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa).