>Decyzje Giodo>2004 >

Warszawa, dnia 30 stycznia 2004 r.

(dotyczy przetwarzania przez Spółkę danych o karalności Skarżącego)

D E C Y Z J A

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), art. 12 pkt 2 oraz art. 18 ust. 1 pkt 6, w związku z art. 27 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego
w sprawie wniosku Pana X., dotyczącego bezprawnego przetwarzania danych o jego karalności, przez Y Sp. z o.o.,

nakazuję Y Sp. z o.o., usunięcie danych o karalności Pana X.

Uzasadnienie

W dniu 1 września 2003 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zwanego dalej Generalnym Inspektorem, wpłynęło pismo z Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, w którym przesłano według właściwości skargę Pana X., zwanego dalej Skarżącym, dotyczącą przetwarzania jego danych osobowych przez Y Sp. z o.o., zwaną dalej Spółką.
W skardze Pan X. wskazał w szczególności na uzyskanie przez Spółkę - z Centralnego Rejestru Skazanych (obecnie Krajowego Rejestru Karnego) - danych o jego karalności, zawartych w „karcie karnej”, „przy pomocy fałszywej podstawy żądania informacji (zatrudnienie lub chęć zatrudnienia na stanowiska dyrektora Spółki)” oraz na posługiwanie się przedmiotowym dokumentem, np. „przedkładanie przed sądem w sporze cywilnym”.
W wyniku działań podjętych przez Generalnego Inspektora, w tym czynności kontrolnych dokonanych przez inspektorów Biura GIODO - w dniu 21 i 23 stycznia 2004 r. - w siedzibie Spółki, ustalono, iż:
1.    Pan Z., występując w imieniu Spółki, skierował w dniu 5 kwietnia 2001 r. do Centralnego Rejestru Skazanych zapytanie o karalność Pana X., jako podstawę żądania informacji wskazując „zatrudnienie na stanowisku dyrektora”.
2.    Skarżący podważa podstawę wskazanego powyżej żądania informacji, zaprzeczając jakoby ubiegał się o stanowisko dyrektora Spółki.
3.    Spółka nie przedstawiła jakichkolwiek dowodów potwierdzających fakt ubiegania się   przez Pana X. o stanowisko dyrektora Spółki. Skarżący nie został zatrudniony w Spółce i nie zostały dla niego założone akta osobowe.
4.    Spółka pozyskała z Centralnego Rejestru Skazanych - w dniu 24 kwietnia 2001 r.   - dane o karalności Skarżącego, zawarte w dokumencie o nazwie „Zapytanie o karalność”.
5.    Dane o karalności Pana X. zostały udostępnione przez Spółkę wyłącznie sądom w związku z toczącymi się postępowaniami z udziałem Y Sp. z o.o. oraz Skarżącego – kopia ww. dokumentu o nazwie „Zapytanie o karalność” została wykorzystana przez Spółkę m.in. w postępowaniu cywilnym przed Sądem Rejonowym, Wydział VI Gospodarczy Rejestrowy, którego uczestnikiem jest zarówno Spółka, jak i Skarżący, w sprawie „o prawidłowość sprzedaży udziałów w spółce Y”.
6.    Dane zawarte w dokumencie o nazwie „Zapytanie o karalność” (oryginale) są obecnie przechowywane przez Spółkę.
W dniu 12 stycznia 2004 r. Pan X., korzystając z przysługującego stronie prawa wglądu do akt sprawy, złożył oświadczenie, w którym wskazał m.in.: „(...) w czasie kiedy ‘Y’ Sp. z o.o. reprezentowana przez p. Z. zwróciła się do Krajowego Rejestru Karnego z zapytaniem o moją karalność, motywując je ‘zatrudnieniem’ mnie ‘na stanowisku dyrektora’, pan Z. i ja znajdowaliśmy się w konflikcie. Nie sposób więc przyjąć za zgodne ze stanem faktycznym (prawdziwe) twierdzenia pana Z. mające uwiarygodnić jego stanowisko (...). Na dowód tego, że w czasie kiedy (prawdopodobnie) p. Z. zwrócił się do Krajowego Rejestru Karnego z zapytaniem o karalność byliśmy już w sporze, który wykluczał zatrudnienie mnie przez p. Z. w jakimkolwiek charakterze przedkładam akt oskarżenia skierowany przez Prokuraturę (...). Świadczy on, iż od dnia  30.09.2000 r. jesteśmy w sporze na skutek nie zwrócenia przez p. Z. pożyczki, której mu udzieliłem”.

Po zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U.  z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwana dalej ustawą, określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych (art. 2 ust. 1 ustawy), przy czym przez przetwarzanie danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych (art. 7 pkt 2 ustawy). Przepis art. 27 ust.1 ustawy, wprowadza zasadę zakazu przetwarzania danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym   lub administracyjnym. Od powyższej zasady ustawodawca wprowadził wyjątki, przewidując możliwość przetwarzania tej kategorii danych m.in. w sytuacji, gdy przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, i stwarza pełne gwarancje ich ochrony (art. 27 ust. 2 pkt 2), czy też gdy przetwarzanie dotyczy danych, które są niezbędne do dochodzenia praw przed sądem (art. 27 ust. 2 pkt 5).
Do dnia wejścia w życie obowiązującego obecnie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 1 czerwca 2001 r. w sprawie udzielania informacji o osobach na podstawie danych osobowych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. Nr 60, poz. 618), „informacja o skazaniu” dotycząca danej osoby udostępniania była z Centralnego Rejestru Skazanych, na wniosek uprawnionych podmiotów. Udzielanie powyższych informacji odbywało się na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości i Obrony Narodowej z dnia 30 sierpnia 1993 r. w sprawie prowadzenia rejestru osób prawomocnie skazanych, udzielania informacji   z rejestru oraz trybu zbierania danych w postępowaniu karnym dotyczących tych osób (Dz. U.  Nr 82, poz. 388), zwanego dalej rozporządzeniem. W myśl przepisu § 12 ust. 2 rozporządzenia, informacje z rejestru mogły być udostępnione do celów innych niż postępowanie karne na wniosek zakładów pracy, jeżeli było to niezbędne w związku z zatrudnieniem pracowników (pkt 3). Powyższe oznacza, iż w dniu wydania Spółce - przez Centralny Rejestr Skazanych - dokumentu o nazwie  „Zapytanie o karalność”, dotyczącego osoby Pana X, tj. w dniu 24 kwietnia 2001 r., istniały przepisy które mogły stanowić podstawę do pozyskiwania przez zakłady pracy danych o karalności kandydatów do pracy. Z zebranego w sprawie materiału dowodowego wynika, iż to właśnie na podstawie cytowanego powyżej przepisu Spółka pozyskała z Centralnego Rejestru Skazanych dotyczące Skarżącego dane o karalności - Pan Z. wskazuje, iż dane te były „niezbędne do ustalenia czy Pan X. spełnia wymagania pozwalające na zatrudnienie go na stanowisku dyrektora w Y Sp. z o.o.
Podkreślenia jednakże wymaga, iż podstawa pozyskania ww. danych przez Spółkę została podważona przez Skarżącego, który stanowczo zaprzeczył, jakoby ubiegał się o stanowisko dyrektora Spółki. Skarżący wskazał: „W czasie, w którym Pan Z. wystąpił do Centralnego Rejestru Skazanych z zapytaniem o moją karalność (kwiecień 2001 r.) byliśmy już od pół roku w konflikcie i nie utrzymywaliśmy kontaktów od września 2001 r”.
Za tym, aby dać wiarę powyższym twierdzeniom Skarżącego, przemawia w głównej mierze fakt, iż Spółka nie potrafiła w toku prowadzonego postępowania udowodnić, że Skarżący rzeczywiście ubiegał się o ww. stanowisko, w szczególności nie przedstawiła jakichkolwiek dokumentów na potwierdzenie swoich twierdzeń (np. podania o pracę złożonego   przez Skarżącego). Pan Z. poinformował jedynie: „nie jestem w posiadaniu dokumentów mających potwierdzać fakt ubiegania się Pana X. o stanowisko dyrektora spółki. Ze względu na charakter funkcji, o której mowa, dokumenty takie nie istniały. Wszelkie ustalenia dotyczące obsady stanowisk kierowniczych spółki miały charakter ściśle poufny i nie były sformalizowane w postaci jakichkolwiek dokumentów”.
Podkreślić również należy, iż w toku prowadzonego postępowania ustalono, że Pan Z. wykorzystał dane o karalności Skarżącego, uzyskane z Centralnego Rejestru Skazanych, w innym celu, niż cel pozyskania danych, a mianowicie w związku z postępowaniami sądowymi z udziałem Y Sp. z o.o. oraz Skarżącego - w szczególności w postępowaniu przed sądem cywilnym, w którym Pan Z. występował, jako strona o sprzecznych wobec Skarżącego interesach.
W ocenie Generalnego Inspektora powyższe oznacza, iż Spółka składając do Centralnego Rejestru Skazanych zapytanie o karalność Pana X., nie zamierzała zatrudnić Skarżącego,
w konsekwencji czego przepis § 12 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia nie mógł stanowić podstawy do pozyskania dotyczących go danych osobowych. Spółka nie wskazała również jakiegokolwiek innego przepisu prawa, który mógłby takową podstawę stanowić. Wbrew twierdzeniom Pana Z., art. 23 ust. 1 ustawy nie statuuje przesłanek legalizujących przetwarzanie, w tym zbieranie (pozyskiwanie) danych szczególnie chronionych, do których zalicza się również dane o karalności. Jak już powyżej wskazano ustawodawca - w art. 27 ust.1 ustawy - wprowadził generalny zakaz przetwarzania tej kategorii danych. Wyjątki od tej zasady są natomiast przewidziane w art. 27 ust. 2 ustawy, a nie jak stwierdza Pan Z. – w art. 23 ust. 1 ustawy.
W konsekwencji należy stwierdzić, że Spółka pozyskała przedmiotowe dane bezprawnie - z naruszeniem art. 27 ust. 1 ustawy.
Ze względu na powyższe nie można przychylić się do argumentacji Pana Z., który wskazuje, że „(...) w świetle przytoczonego przepisu art. 27 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych (...) dopuszczalne jest przetwarzanie danych, które są niezbędne do dochodzenia praw przed Sądem (...)”. Podkreślić bowiem stanowczo należy, iż skoro bezprawne było już samo pozyskanie danych osobowych Skarżącego przez Spółkę, bezprawne jest również dalsze przetwarzanie przedmiotowych danych. Nie można powoływać się na jakąkolwiek przesłankę przetwarzania, która „legalizowałaby” przetwarzanie pozyskanych nielegalnie danych. Innymi słowy - stwierdzenie braku stosownej podstawy prawnej już na etapie zbierania (pozyskania) danych, skutkuje bezprawnością dalszego przetwarzania danych – w tym np. wykorzystania danych w postępowaniu sądowym i wyłącza możliwość skutecznego powoływania się na przesłankę z art. 27 ust. 1 pkt 5 ustawy.
Stwierdzić ponadto należy, iż pozyskanie przez Spółkę danych o karalności Skarżącego nie znajduje uzasadnienia również w obecnym stanie prawnym, czyli na gruncie przepisów obowiązującego rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 1 czerwca 2001 r. w sprawie udzielania informacji o osobach na podstawie danych osobowych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym, które wyraźnie statuują wymóg istnienia ustawowej podstawy pozyskania danych o karalności przez pracodawcę.
W świetle powyższego, stosownie do postanowień art. 18 ust. 1 pkt 6 ustawy, w myśl którego w razie stwierdzenia naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, Generalny Inspektor z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej nakazuje administratorowi danych,  w drodze decyzji administracyjnej, przywrócenie stanu zgodnego z prawem, w szczególności usunięcie danych osobowych, należy nakazać usunięcie danych o karalności Skarżącego, przetwarzanych aktualnie przez Spółkę.

W tym stanie faktycznym i prawnym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.


Decyzja niniejsza jest ostateczna. Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych stronie niezadowolonej z niniejszej decyzji przysługuje, w terminie 14 dni od daty   jej doręczenia, prawo złożenia do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wniosku        o ponowne rozpatrzenie sprawy (adres: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa).