>Najczęściej zadawane pytania>Inne >

Obowiązek prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych wynika wprost z art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych (uodo). Prowadzenie ewidencji ma za zadanie zapewnić między innymi rozliczalność przetwarzanych danych osobowych. Przez rozliczalność należy rozumieć właściwość zapewniającą możliwość jednoznacznego wskazania osoby, która określone dane do systemu wprowadziła lub zmieniła. Ponadto, rozliczalność przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym powinna zapewniać również możliwość ustalenia daty wprowadzania danych osobowych do systemu.

Osoba przetwarzająca dane osobowe może dopuścić się pewnych czynów zabronionych, określonych w ustawie o ochronie danych osobowych lub kodeksie karnym. Aby mieć możliwość ustalenia sprawcy w razie zaistnienie/wykrycia tych czynów np. udostępnienia danych osobom nieuprawnionym, powinniśmy przez powinien czas przechowywać dane zawarte w ewidencji osób upoważnionych. Na termin przechowywania tych danych powinna mieć wpływ okoliczność skutecznego dochodzenia odpowiedzialności wobec osoby, która czyn zabroniony popełniła. W związku z powyższym, należy przechowywać dane w ewidencji tak długo jak długo trwa okres przedawnienia karalności. W przypadku odpowiedzialności wynikającej z bezprawnego udostępnienia/ujawnienia danych okres przedawnienia wynosi 5 lat (są to czyny zagrożone karą poniżej 3 lat pozbawiania wolności). Reasumując, dane można przetwarzać w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania przez okres 5 lat od momentu wygaśnięcia/odwołania upoważnienia.