>Najczęściej zadawane pytania>Rejestracja - aktualizacja >

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 100, poz. 926 z późń. zm.) z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych m.in. w związku zatrudnieniem u nich. Oznacza to, iż obowiązkowi rejestracji nie podlegają administratorzy danych prowadzący w szczególności zbiory danych osobowych kandydatów do pracy. Należy zauważyć, iż zwolnienie to obowiązuje od dnia 1 maja 2004 r. Przed tą datą zbiory danych osobowych kandydatów do pracy podlegały obowiązkowi rejestracji. Administratorzy danych prowadzący w dniu wejścia w życie ustawy o ochronie danych osobowych zbiory danych osobowych podlegające obowiązkowi rejestracji mieli obowiązek zgłoszenia tych zbiorów do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie tej ustawy (tj. do dnia 2 listopada 1999 r.). Dotyczyło to jednak wyłącznie zbiorów danych osobowych prowadzonych w systemach informatycznych, co oznacza, iż obowiązkowi rejestracji nie podlegali administratorzy danych prowadzący zbiory danych osobowych w formie tradycyjnej (papierowej). Natomiast w okresie od dnia 3 listopada 1999 r. do dnia 30 kwietnia 2004 r. obowiązkowi rejestracji podlegały zbiory danych osobowych kandydatów do pracy prowadzone zarówno w systemach informatycznych, jak i w formie tradycyjnej (papierowej).

Zgodnie z art. 53 ustawy o ochronie danych osobowych „kto będąc do tego obowiązany nie zgłasza do rejestracji zbioru danych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku”.

Tak więc, w świetle stanu prawnego obowiązującego do dnia 1 maja 2004 r. administrator danych prowadzący zbiór danych osobowych kandydatów do pracy miał obowiązek zgłoszenia tego zbioru do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Niezgłoszenie takiego zbioru wyczerpywało znamiona przestępstwa określonego
w art. 53 w/w ustawy. Natomiast zgodnie z obecnie obowiązującym stanem prawnym administrator danych prowadzący zbiór danych osobowych kandydatów do pracy nie ma obowiązku zgłaszania tego zbioru do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. A zatem, niezgłoszenie takiego zbioru nie stanowi obecnie czynu zabronionego pod groźbą kary. Opierając się na jednej z fundamentalnych zasad prawa lex retro non agit należy stwierdzić, iż administratorzy danych, którzy prowadzili zbiory danych osobowych kandydatów do pracy przed dniem 1 maja 2004 r. i nie zgłosili tych zbiorów do rejestracji nie mogą być pociągnięci do odpowiedzialności karnej, gdyż na podstawie aktualnie obowiązującego stanu prawnego nie są obowiązani do zgłoszenia tego typu zbiorów do rejestracji. Mogą oni zatem prowadzić te zbiory nie zgłaszając ich do rejestracji. Należy przy tym podkreślić, iż zwolnienie z obowiązku rejestracji nie zwalnia z obowiązku stosowania pozostałych przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, co oznacza, że administratorzy tego typu zbiorów mają obowiązek realizowania wszystkich pozostałych przepisów tej ustawy. Zupełnie innym zagadnieniem jest kwestia aktualizacji zbiorów danych które w obecnym stanie prawnym nie podlegałyby rejestracji a zostały zgłoszone zgodnie z obowiązkiem istniejącym w chwili zgłoszenia.