>Decyzje Giodo>2006 >

Decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 3 lutego 2006 r. nakazująca Rektorowi Akademii nieudostępnianie osobom nieupoważnionym danych osobowych zawartych w „odpisie pozwu przeciwko Akademii oraz w piśmie do Rektora Akademii.
 

Warszawa, dnia 3 lutego 2006 r.
 

D E C Y Z J A
 

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz art. 12 pkt 2, art. 18 ust. 1 pkt 2, art. 22 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie wniosku Pani A, o stwierdzenie naruszenia przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) przez Akademię Z, polegającego na udostępnieniu osobom nieupoważnionym dotyczących jej danych, zawartych w „odpisie pozwu przeciwko Akademii Z oraz w piśmie do Rektora Akademii Z z dnia 15 czerwca 2004 r.”,
 

nakazuję Rektorowi Akademii Z, nieudostępnianie danych osobowych Pani A, zawartych w „odpisie pozwu przeciwko Akademii Z oraz w piśmie do Rektora Akademii Z z dnia 15 czerwca 2004 r.”, osobom nieupoważnionym.
 

Uzasadnienie
 

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęło pismo Pani A (zwanej dalej również Skarżącą) z dnia 18 kwietnia 2005 r., w którym wniosła o „zbadanie czy nie nastąpiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ‘o ochronie danych osobowych’ (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 ze zm.) w odniesieniu do działań Akademii Z, polegające na udostępnieniu do publicznej wiadomości pisma skarżącej, skierowanego bezpośrednio do Rektora Akademii Z (...), zawierającego dane osobowe skarżącej, informacje na temat sytuacji faktycznej (materialnej i osobistej) skarżącej, a które to pismo powinno znaleźć się w zbiorze danych tj. w aktach osobowych pracownika uczelni” (Skarżąca załączyła kopię przedmiotowego pisma). Pani A wniosła jednocześnie, aby w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych zawiadomiono właściwy organ o popełnieniu przestępstwa. Uzasadniając swoje wnioski, Skarżąca podniosła m.in.: „W dniu 23 listopada 2004 r. złożyłam do Sądu Okręgowego, Wydział Pracy, pozew przeciwko Akademii Z o stosowanie praktyk mobbingowych. Dnia 25 lutego 2005 r. w sekretariacie Zakładu, Wydziału Akademii Z, został wyłożony do publicznej wiadomości ‘odpis pozwu przeciwko Akademii Z’ oraz pismo do Rektora z dnia 15 czerwca 2004 r. w sprawie ‘zawarcia ze mną umowy o pracę’. Pracownicy uczelni oraz przypadkowe osoby postronne, poprzez kopiowanie obu dokumentów, zapoznały się nie tylko z odpisem pozwu, ale również z pismem zawierającym moje dane osobowe i informacje na temat mojej sytuacji faktycznej (materialnej i osobistej). Pismo to powinno znaleźć się w zbiorze danych tj. w aktach osobowych pracownika uczelni. Udostępnienie do publicznej wiadomości wskazanego pisma naruszyło moje dobra osobiste oraz w moim przekonaniu, było złamaniem podstawowych zasad ochrony danych osobowych”.
W kolejnym piśmie, z dnia 12 lipca 2005 r., Skarżąca ponowiła wskazane powyżej wnioski oraz powtórzyła argumentację na ich poparcie.
W wyjaśnieniach złożonych w toku prowadzonego przez Generalnego Inspektora postępowania wyjaśniającego Rektor Akademii Z (zwanej dalej również Akademią Z lub Uczelnią) poinformował w szczególności:
1.    „Wnosząca skargę (...) Pani A jest byłym pracownikiem Akademii Z (...)”.
2.    „W dniu 22 lutego z Sądu Okręgowego wpłynął do Uczelni odpis pozwu ‘o zapłatę sumy tytułem zadośćuczynienia za doznaną krzywdę na skutek działań mobbingowych’, skierowany przeciwko Akademię Z przez Panią A”.
3.    „W związku z tym, iż (...) Pani A była wcześniej pracownikiem Zakładu na Wydziale B, Rektor Uczelni zwrócił się do odpowiednich władz Wydziału i Zakładu o wyjaśnienie okoliczności sprawy”.
4.    „W celu przygotowania w terminie zakreślonym przez Sąd odpowiedzi na pozew, z zarzutami podniesionymi przez powódkę zapoznała się Rada Wydziału B, a także pracownicy Zakładu, do których zwrócono się o pomoc w wyjaśnieniu okoliczności sprawy. W związku z tym odpis pozwu wraz z załącznikami (...) został udostępniony do wglądu w sekretariacie tej jednostki. Podkreślić należy, iż możliwość zapoznania się z dokumentami dot. Pani A miały wyłącznie osoby zatrudnione w Zakładzie” oraz „[Pozew] był wyłożony na stoliku znajdującym się koło stanowiska sekretarki, a więc nie był wywieszony na tablicy i nie mogły zapoznać się z nim osoby inne niż pracownicy Zakładu (...) Udostępniony do wglądu egzemplarz pisma z dnia 15 czerwca 2004 r. stanowił załącznik do pozwu (został przesłany do Akademii Z przez Sąd Okręgowy), a zatem w sekretariacie Zakładu do wglądu nie wyłożono egzemplarza przedmiotowego pisma skierowanego do JM Rektora”.
5.     „Zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego Akademii Z (...) jako pozwany zobligowany został przez Sąd do złożenia wyjaśnień w toczącej się sprawie (...) a chcąc wskazać dowody, dla stwierdzenia faktów, z których wywodzi skutki prawne musiał zebrać informacje od pracowników zatrudnionych w Zakładzie, stąd wynikła konieczność zapoznania pracowników z treścią pozwu i jego załącznikami”.
Ponadto, Rektor Akademii Z podniósł, iż: „(...) ustawę stosuje się do przetwarzania danych osobowych zawartych w różnego rodzaju zbiorach ewidencyjnych lub systemach informatycznych. Pozew skierowany przez pracownika do pracodawcy nie został wymieniony wśród dokumentów, jakie pracodawca zobowiązany jest przechowywać w aktach osobowych pracownika zgodnie ze stosownym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, a zatem dane zamieszczone w pozwie Pani A nie podlegały włączeniu do żadnego zbioru”.
Natomiast Pan K, pełniący funkcję Rektora Akademii Z w czasie gdy dokumenty zawierające dane Skarżącej podlegały udostępnieniu pracownikom Zakładu, w piśmie z dnia 5 października 2005 r. wskazał w szczególności: „W przypadku gdy [pisma] dotyczyły spraw, z którymi nie miałem żadnego bezpośredniego kontaktu oraz osób, których nie znałem nawet z widzenia (a tak jest w przypadku Pani A) – to musiałem zapytać osoby znające sprawę o nieznane mi szczegóły. Tak było również z pismem Pani A, które (...) dotyczyło konfliktu zainteresowanej z jej kierowniczką”.

Po zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwana dalej ustawą o ochronie danych osobowych, określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane osobowe są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych (art. 2 ust. 1). Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej; osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne; informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań (art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych). W rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych przez zbiór danych rozumie się każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie (art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych).
Przesłanki przetwarzania danych określone zostały w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z powołanym przepisem przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy: 1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych, 2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, 3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, 4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, 5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Mając powyższe na względzie wskazać należy, iż Rektor Akademii Z, jako pozwany przez Skarżącą w sprawie o „mobbing”, miał nie tylko prawo skorzystać z uprawnień jakie stronie pozwanej w postępowaniu cywilnym dają przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296, z późn. zm.), ale musiał również spełnić obowiązek, jaki nałożył na niego Sąd Okręgowy (w piśmie z dnia 15 lutego 2005 r. Sąd doręczył Akademii Z m.in. odpis pozwu Skarżącej i jednocześnie zobowiązał Uczelnię do przedłożenia określonych dokumentów, w tym odpowiedzi na rzeczony pozew). Zarzuty i twierdzenia zawarte w pozwie dotyczyły zdarzeń, jakie miały miejsce w związku ze świadczeniem przez Skarżącą pracy w Zakładzie (z zebranego w sprawie materiału dowodowego wynika bowiem, iż sprawa dotyczyła „konfliktu zainteresowanej z jej kierowniczką”). W związku z tym słusznym wydaje się zwrócenie się przez Rektora Akademii Z bezpośrednio do kierownictwa Zakładu o wyjaśnienie tej sprawy i ustosunkowanie się do okoliczności wskazanych przez Skarżącą w dokumentach przesłanych z Sądu Okręgowego. Ze względu na charakter sprawy („mobbing”) za zasadne należy także uznać podjęcie, w ramach wyjaśniania okoliczności tej sprawy, działań polegających na zwróceniu się o informację do współpracowników Skarżącej. Osoby zatrudnione w ww. Zakładzie mogły bowiem posiadać wiedzę na temat wskazanych przez Skarżącą w pozwie zdarzeń - zachowań konkretnych osób, niezbędną do przygotowania odpowiedzi na ten pozew. Wątpliwości jednakże budzi sposób, w jaki wyjaśnienie sprawy, a w szczególności uzyskiwanie informacji od byłych współpracowników Skarżącej, się odbywało. Pozyskanie wiedzy niezbędnej do przygotowania powyższego pisma procesowego mogło odbyć się bez udostępniania wskazanym powyżej osobom pism Skarżącej, które obok m.in. informacji o zarzutach wobec pracodawcy i przedstawionych przez nią okolicznościach „działań mobbingowych”, zawierały szereg innych jej danych osobowych, których udostępnienie było zbędne. Zauważyć nadto należy, iż wyłożenie ww. dokumentów, zawierających dane osobowe Skarżącej, do wglądu wszystkich pracowników (w sekretariacie Zakładu), mogło spowodować, że zapoznały się z nimi zarówno te osoby, które mogły przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, jak i te które nie posiadały jakiejkolwiek wiedzy w tej sprawie.
Reasumując stwierdzić należy, iż o ile nie budzi wątpliwości prawo Rektora Akademii Z do zebrania stosownych informacji w celu przygotowania odpowiedzi na pozew, o tyle brak jest przesłanek uzasadniających opisane powyżej postępowanie, polegające na wyłożeniu dokumentów do wglądu w sekretariacie Zakładu. W konsekwencji niezbędne jest wydanie nakazu, który uniemożliwiłby w przyszłości tego rodzaju działania, jako nieznajdujące oparcia w przepisach prawa.

W tym stanie faktycznym i prawnym, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.


Decyzja niniejsza jest ostateczna. Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o ochronie
danych osobowych oraz art. 129 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego stronie niezadowolonej z niniejszej decyzji przysługuje, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia,
prawo złożenia do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wniosku
o ponowne rozpatrzenie sprawy (adres: ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa).