>Decyzje Giodo>2005 >

Decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 7 grudnia 2005 r. dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Burmistrza Miasta.

Warszawa, dnia 7 grudnia 2005 r.

D E C Y Z J A

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz art. 12 pkt 2 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 2 i 4 oraz art. 36 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana X, dotyczącej przetwarzania jego danych osobowych przez Burmistrza Miasta,

odmawiam uwzględnienia wniosku.

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana X, zwanego również Skarżącym, w sprawie przetwarzania jego danych osobowych przez Burmistrza Miasta, zwanego dalej Burmistrzem. Z przedmiotowej skargi wynika, iż Burmistrz, rozpatrując wnioski Skarżącego o przyznanie stypendium szkolnego dla jego małoletnich dzieci, wykorzystał jego dane osobowe zawarte w akcie notarialnym dotyczącym sprzedanej przez Skarżącego nieruchomości, niezgodnie z celem przetwarzania tych danych. Skarżący wskazał również, iż Burmistrz udostępnił ww. dane osobie nieupoważnionej tj. „Pani A” – pracownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej. Dodatkowo ze skargi oraz załączonych do niej dokumentów wynikało, iż Burmistrz bezprawnie udostępnił informacje zawarte w aktach notarialnych dotyczących sprzedanych przez Skarżącego nieruchomości Sądowi Rejonowemu I Wydział Cywilny. Pan X podkreślił jednocześnie, iż nie wyrażał zgody na takie wykorzystywanie jego danych osobowych przez Burmistrza.
W toku postępowania Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych ustalił, co następuje:
1.    W dniu 31 stycznia 2005 r. Pan X wystąpił do Burmistrza Miasta o przyznanie dla jego małoletnich dzieci stypendium szkolnego. Decyzjami z dnia 31 maja 2005 r. (sygn. OŚM 43178-170/05; OŚM 43178-171/05) Burmistrz odmówił przyznania stypendium wskazując w uzasadnieniu decyzji, że Skarżący „uzyskał dodatkowe dochody (...) ze sprzedaży działki”, a tym samym nie można uznać, aby jego rodzina pozostawała w trudnej sytuacji materialnej.
2.    Burmistrz, jako organ zobowiązany do prowadzenia ewidencji gruntów i budynków znajdujących się na terenie gminy, pozyskał akty notarialne (a tym samym zawarte w nich dane) dotyczące należących do Skarżącego nieruchomości od notariusza, który sporządzał umowy sprzedaży tych nieruchomości.
3.    W wyjaśnieniach nadesłanych do Biura GIODO w przedmiotowej sprawie, Z-ca Burmistrza wskazał, iż stosownie do art. 90 d ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r., Nr 256, poz. 2572 ze zm.), stypendium szkolne może otrzymać uczeń znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej wynikającej z niskich dochodów na osobę w rodzinie. Jak wynika z dalszych wyjaśnień, biorąc pod uwagę, że stypendia socjalne są finansowane ze środków przyznawanych z budżetu państwa, konieczne jest wnikliwe badanie sytuacji materialnej osób ubiegających się o te stypendia. W związku z powyższym, Burmistrz, który jest w posiadaniu wszystkich aktów notarialnych dotyczących sprzedaży nieruchomości znajdujących się na terenie gminy, a zatem wiedział z urzędu o dochodach Skarżącego uzyskanych ze sprzedaży działki, wydając decyzję odmawiającą uwzględnienia jego wniosku o przyznanie stypendium, wziął pod uwagę również tę okoliczność.
4.    Do sporządzenia dokumentacji o przyznanie stypendiów została oddelegowana Pani A – pracownik Ośrodka Pomocy Społecznej. Jak wynika z wyjaśnień Z-cy Burmistrza oraz załączonych przez niego dokumentów, Pani A posiada wydane przez Burmistrza upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pozyskiwanych w związku z przyznawaniem świadczeń socjalnych.
5.    Skarżący wystąpił również do Sądu Rejonowego I Wydział Cywilny z pozwem przeciwko Gminie o zadośćuczynienie finansowe „za doznane przez dzieci krzywdy fizyczne i moralne”. W toku postępowania prowadzonego w przedmiotowej sprawie, Gmina „kwestionując twierdzenia powoda dotyczące jego sytuacji majątkowej”, złożyła jako dowód w sprawie akty notarialne dotyczące sprzedanych przez Skarżącego nieruchomości.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwana dalej ustawą, nakłada na administratora danych szereg obowiązków, których wypełnienie ma na celu zapewnienie właściwej ochrony przetwarzanych danych. Administrator danych, tj. w myśl art. 7 pkt 4 ustawy podmiot (m. in. organy państwowe, organy samorządu terytorialnego oraz inne państwowe i komunalne jednostki organizacyjne) decydujący o celach i środkach przetwarzania danych, jest przede wszystkim zobowiązany do legitymowania się przynajmniej jedną z przesłanek przetwarzania (w tym udostępniania) danych określoną w art. 23 ust. 1 ustawy. Podkreślenia wymaga, iż wymienione w powołanym przepisie przesłanki mają charakter autonomiczny i co do zasady są równoprawne. W konsekwencji, zgoda osoby, której dane dotyczą nie jest jedyną i wyłączną przesłanką przetwarzania danych osobowych. Stosownie do treści art. 23 ust. 1 pkt. 2 ustawy o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przetwarzanie danych jest również dopuszczalne, gdy jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego (art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy). Na administratorze danych spoczywa także obowiązek zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności obowiązek zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 36 ustawy). Ponadto, stosownie do art. 37 ustawy, do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych.
W świetle powołanych przepisów i okoliczności sprawy wskazać należy, że w myśl art. 90 n ust. 1 powołanej już wyżej ustawy o systemie oświaty, w sprawach świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym wydawane są decyzje administracyjne w trybie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Stosownie zaś do art. 77 § 1 Kpa, organ administracji publicznej jest obowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Dodać przy tym należy, że materiał dowodowy w sprawie stanowią wszystkie istotne, również te znane organowi z urzędu, okoliczności sprawy. Biorąc zaś pod uwagę, że w myśl art. 90 d ust. 1 ustawy o systemie oświaty, stypendium szkolne może otrzymać uczeń znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej, wynikającej z niskich dochodów na osobę, oczywistym jest, że Burmistrz wydając decyzję administracyjną w sprawie wniosku Skarżącego o przyznanie stypendium był obowiązany do wnikliwego zbadania sytuacji materialnej Skarżącego. Okolicznością znaną Burmistrzowi z urzędu był fakt sprzedaży przez Skarżącego działki, gdyż stosownie do przepisów ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. 2000 r. Nr 100, poz. 1086 ze zm.), Burmistrz jest upoważniony do przechowywania aktów notarialnych wszystkich nieruchomości znajdujących się na terenie gminy, a tym samym zawartych w nich danych osobowych. Dodatkowo trzeba wskazać, że stypendia socjalne są finansowane ze środków publicznych, zatem nieuwzględnienie przez Burmistrza okoliczności uzyskania przez Skarżącego dodatkowych dochodów z tytułu sprzedaży działki mogłoby narazić Burmistrza na zarzut niewłaściwego gospodarowania tymi środkami.
W konsekwencji, Burmistrz, wykorzystując znane mu z urzędu dane dotyczące Skarżącego na potrzeby postępowania w sprawie o przyznanie świadczeń socjalnych, prowadzonego w oparciu o przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, spełnił przesłankę przetwarzania danych osobowych określoną w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy, bowiem przedmiotowe dane były niezbędne do dokładnego zbadania ww. sprawy.
Jednocześnie, podkreślenia wymaga, iż przyznawanie świadczeń socjalnych należy do ustawowych (określonych w ustawie o systemie oświaty) zadań Burmistrza realizowanych dla dobra publicznego, jakim niewątpliwie jest przyznawanie z funduszy publicznych dofinansowania osobom do tego uprawnionym. Tym samym, wykorzystanie kwestionowanych przez Skarżącego danych przez Burmistrza w postępowaniu mającym na celu weryfikację uprawnień Skarżącego do otrzymania świadczenia socjalnego, znajduje uzasadnienie w art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych.
Odnosząc się natomiast do zarzutu Skarżącego, że Burmistrz udostępnił jego dane osobie nieupoważnionej, jaką w ocenie Skarżącego była Pani A, wskazać należy, że z zebranego w sprawie materiału dowodowego wynika, iż ww. posiadała wydane przez Burmistrza stosowne upoważnienie, o którym mowa w art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych, do przetwarzania danych osobowych pozyskiwanych w związku z przyznawaniem świadczeń socjalnych, a zatem i danych Skarżącego. Wobec powyższego, brak jest podstaw do stwierdzenia naruszenia art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych polegającego na udostępnieniu danych osobowych Skarżącego osobom nieuprawnionym do ich przetwarzania.
Skarżący podniósł również, iż Burmistrz udostępnił jego dane osobowe zawarte w aktach notarialnych dotyczących sprzedanych przez Skarżącego nieruchomości Sądowi Rejonowemu I Wydział Cywilny. W toku postępowania przeprowadzonego w sprawie ustalono, że akty notarialne, o których mowa w skardze, Burmistrz przedstawił jako dowód w sprawie, w której Skarżący wystąpił przeciwko Gminie o odszkodowanie. Należy zatem wskazać, że w myśl art. 232 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.), strony są obowiązane wskazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne, a ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne (art. 6 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Przepisy ww. ustaw stanowią zatem, że strony postępowania cywilnego są zobowiązane przedstawić dowody potwierdzające okoliczności, z których wywodzą określone skutki prawne. W konsekwencji, Burmistrz, który jest organem wykonawczym Gminy, przedstawiając w toku postępowania sądowego jako dowód w sprawie akty notarialne dotyczące sprzedanych przez niego nieruchomości, a tym samym udostępniając zawarte tam dane, spełniał przesłankę przetwarzania danych określoną w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Działanie takie było bowiem niezbędne do zrealizowania określonego przepisami prawa uprawnienia strony postępowania sądowego do przedstawienia dowodów w sprawie.
Dodać również trzeba, że do Generalnego Inspektora nie należy ocena materiału dowodowego zebranego w toku postępowania sądowego. Oceny takiej może dokonać wyłącznie sąd wyższej instancji na wniosek strony postępowania, w trybie i na zasadach określonych w kodeksie postępowania cywilnego. Generalny Inspektor nie jest bowiem organem uprawnionym do rozstrzygania spraw należących do kompetencji innych organów, przyznanych im na podstawie odrębnych przepisów prawa. Stanowisko to podzielił również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 2 marca 2001 r. (sygn. akt II SA 401/00), w uzasadnieniu którego stwierdził, iż  „Generalny Inspektor (...) nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy w inny sposób określony odpowiednimi procedurami”.
Reasumując, biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, stwierdzić należy, iż w przedmiotowej sprawie brak jest jakichkolwiek podstaw do stwierdzenia naruszenia przez Burmistrza Gminy Miasta ustawy o ochronie danych osobowych.

W tym stanie faktycznym i prawnym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.



Decyzja niniejsza jest ostateczna. Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych stronie niezadowolonej z niniejszej decyzji przysługuje, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia, prawo złożenia do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy (adres: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).