>Decyzje Giodo>2005 >

Decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 28 października 2005 r. dotycząca zastrzeżenia przez Skarżącą jej danych osobowych w trakcie postępowania administracyjnego prowadzonego przez Wójta Gminy.

Warszawa, dnia 28 października 2005 r.

DECYZJA

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz art. 12 pkt 2, art. 22 i art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani A.B., dotyczącej przetwarzania jej danych osobowych przez Wójta Gminy X,

odmawiam uwzględnienia wniosku.

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęła, przekazana według właściwości przez Wójta Gminy X, skarga Pani A.B., zam. ul. Y, zwanej dalej Skarżącą, dotycząca przetwarzania jej danych osobowych przez Wójta Gminy X, zwanego dalej Wójtem.
W toku postępowania przeprowadzonego w przedmiotowej sprawie ustalono, że Wójt prowadzi postępowanie administracyjne dotyczące wymeldowania Pana C.D. z budynku przy ul. Y. Jedną ze stron tego postępowania jest Skarżąca, która zażądała od Wójta, aby w jego toku nie podawano jej aktualnego adresu „osobom trzecim, nieupoważnionym i komukolwiek”. W późniejszej korespondencji skierowanej do Wójta Skarżąca skonkretyzowała, iż chodzi o nieudostępnianie jej adresu stronom ww. postępowania o wymeldowanie. W piśmie skierowanym do Skarżącej w dniu 24 sierpnia 2005 r. Wójt wskazał, iż jej żądanie nie może zostać uwzględnione, bowiem stosownie do przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), organ prowadzący postępowanie ma obowiązek zapewnić wszystkim stronom postępowania wgląd w akta oraz umożliwić im sporządzanie z nich stosownych odpisów. Nie jest zatem możliwe zastrzeżenie danych osobowych Skarżącej w zakresie jej adresu zamieszkania w toku postępowania prowadzonego przez Wójta.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwana dalej ustawą, nakłada na administratora danych szereg obowiązków, których wypełnienie ma na celu zapewnienie właściwej ochrony przetwarzanych danych. Administrator danych, tj. w myśl art. 7 pkt 4 ustawy, podmiot (m. in. organy państwowe, organy samorządu terytorialnego oraz inne państwowe i komunalne jednostki organizacyjne) decydujący o celach i środkach przetwarzania danych, jest przede wszystkim zobowiązany do legitymowania się przynajmniej jedną z przesłanek przetwarzania, w tym udostępniania, danych określoną w art. 23 ust. 1 ustawy, co jest warunkiem generalnym legalności przetwarzania danych. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy).
Postępowanie przed organami administracji publicznej w należących do właściwości tych organów sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych regulują przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), zwanej dalej Kpa.
W świetle powołanych przepisów Wójt ma obowiązek prowadzenia postępowania dotyczącego wymeldowania Pana C.D., w którym Skarżąca występuje jako strona, w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Stosownie natomiast do art. 63 § 2 Kpa, podanie wnoszone do organu administracji publicznej powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Oznacza to, iż od momentu wszczęcia postępowania jego strona powinna być w pełni zidentyfikowania. Podkreślić również trzeba, iż zgodnie z art. 61 § 4 Kpa, o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Ponadto, przepis art. 9 Kpa, przewiduje, że organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Zasadą postępowania administracyjnego jest m. in. zasada czynnego udziału strony w postępowaniu, co oznacza, że organ administracji publicznej jest zobowiązany zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań (art. 10 § 1 Kpa.). Przepis art. 73 § 1 Kpa., stanowi natomiast, że w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej jest obowiązany umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie przewidują możliwości utajnienia adresu podanego przez stronę postępowania administracyjnego, jak również trybu wyłączania z akt jakichkolwiek dokumentów ze względu na zastrzeżenie adresu, czy innych danych.
Dodać ponadto należy, iż Wójt ma obowiązek wydania decyzji administracyjnej w sprawie o wymeldowanie, gdyż stosownie do przepisu art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2001 r. Nr 87, poz. 960 ze zm.), organ gminy wydaje na wniosek strony lub z urzędu decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce zamieszkania pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 2 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Natomiast decyzja administracyjna, w myśl art. 107 § 1 Kpa, winna zawierać m. in. oznaczenie strony lub stron postępowania administracyjnego. Zatem, dla prawidłowości postępowania prowadzonego przez Wójta niezbędne jest zindywidualizowanie wszystkich stron postępowania poprzez wskazanie ich danych osobowych w zakresie co najmniej imienia, nazwiska i adresu zamieszkania.
W świetle powyższego, uznać należy, iż Wójt prowadząc postępowanie administracyjne jest zobowiązany zapewnić wszystkim jego stronom możliwość czynnego w nim udziału, co wiąże się m. in. z koniecznością umożliwienia stronom zapoznania się ze wszystkimi dokumentami związanymi ze sprawą, a więc także z danymi osobowymi stron w zakresie adresu. Zastrzeżenie adresu Skarżącej w toku postępowania prowadzonego przez Wójta naruszałoby zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu, a tym samym postępowanie to byłoby dotknięte wadą procesową , co stanowi podstawę do wznowienia postępowania.
W konsekwencji, brak jest podstaw do nakazania Wójtowi nieujawniania danych osobowych Skarżącej, która jest stroną postępowania o wymeldowanie Pana C.D., pozostałym stronom tego postępowania.
W tym stanie faktycznym i prawnym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Decyzja niniejsza jest ostateczna. Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych stronie niezadowolonej z niniejszej decyzji przysługuje, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia, prawo złożenia do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy (adres: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).