>Decyzje Giodo>2009 >

GENERALNY INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Michał Serzycki

Warszawa, dnia 24 czerwca 2009 r.

DECYZJA

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz art. 12 pkt 2, art. 18 ust. 1 pkt 6, art. 22, art. 23 ust. 1, art. 26 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana A, dotyczącej przetwarzania jego danych osobowych przez Komendanta Wojewódzkiego Policji, przez Prezydenta Miasta, oraz przez Prokuratora Okręgowego, w związku z podjęciem przez ww. podmioty cyt.: „(...) działań analitycznych (...) mających znamiona inwigilacji legalnej organizacji społecznej Komitet Obrony Policjantów, której jestem współzałożycielem (....)”,

1) nakazuję Komendantowi Wojewódzkiemu Policji, usunięcie z prowadzonego zbioru pozyskanych od Prokuratora Okręgowego, danych osobowych Pana A, w zakresie obejmującym informacje na jego temat utrwalone w skierowanym do Komendanta Wojewódzkiego Policji piśmie Prokuratora Okręgowego oraz w odpisie postanowienia Prokuratora Prokuratury Rejonowej o odmowie wszczęcia śledztwa;
2) w pozostałym zakresie odmawiam uwzględnienia wniosku

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana A, zwanego dalej również Skarżącym, na cyt.: „(...) bezprawne przetwarzanie moich danych osobowych wynikających z podjęcia działań analitycznych przez organa ścigania mające znamiona inwigilacji legalnej organizacji społecznej Komitet Obrony Policjantów, której jestem współzałożycielem (....)”.
Do przedmiotowej skargi Pan A załączył w szczególności kopię pisma Komendanta Wojewódzkiego Policji, zwanego dalej również Komendantem, skierowanego do Prezydenta Miasta, zwanego dalej również Prezydentem, wskazującego na podjęcie przez ww. organy, we współpracy z Prokuratorem Okręgowym, zwanym dalej również Prokuratorem cyt.: „(...) czynności analitycznych związanych z działalnością KOP oraz poszczególnych policjantów (...)”. Zdaniem Skarżącego treść wskazanego pisma świadczy o współpracy Komendanta, Prezydenta i Prokuratora, w ramach której doszło do nielegalnego przetwarzania przez te organy jego danych osobowych. Wobec powyższego Skarżący zażądał, aby Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych „(...) wyjaśnił kwestię bezprawnego przetwarzania i gromadzenia moich danych osobowych” i wydał w przedmiotowej sprawie cyt.: „(...) stosowne postanowienie lub decyzję administracyjną (...)”.
Skarżący wskazał ponadto, Ŝe cyt.: „(...) Prezes Prokuratury Okręgowej (...) na wniosek piastuna organu komendanta wojewódzkiego Policji Pana S udostępnił odpisy wszystkich prowadzonych zawiadomień o podejrzeniu i popełnieniu przestępstw składanych przeze mnie do Prokuratury Okręgowej (...)”. Zdaniem Skarżącego, skierowany przez Komendanta pod adresem Prokuratury Okręgowej wniosek o wydanie ww. dokumentów nie zasługiwał na uwzględnienie i cyt.: „(...) miał służyć do wyciągnięcia z Prokuratury całości zawiadomienia i zapoznania się z dokumentami, których S {Komendant} i jego podwładni dostępu mieć nie mogli (...)”.

Na skutek podjętych w niniejszej sprawie czynności wyjaśniających Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych ustalił, co następuje:

1) Prezydent przetwarza dane osobowe Skarżącego jako założyciela stowarzyszenia zwykłego Komitet Obrony Policjantów, (KOP). Pismem , podpisanym m. in. przez Skarżącego, powołując się na art. 40 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2001 Nr 79, poz. 855 z późn. zm.), założyciele KOP powiadomili Prezydenta o jego utworzeniu. W treści przedmiotowej korespondencji Skarżący podał swoje dane w zakresie obejmującym: imię i nazwisko, adres zamieszkania, nr ewidencyjny PESEL, serię i numer dowodu osobistego.

Przetwarzanie przez Prezydenta ww. danych osobowych Skarżącego wiąże się ze sprawowaną przez niego wobec KOP funkcją nadzorczą. Zgodnie z brzmieniem art. 8 ust. 5 Prawa o stowarzyszeniach, nadzór nad działalnością stowarzyszeń należy do starosty właściwego ze względu na siedzibę stowarzyszenia – w zakresie nadzoru nad stowarzyszeniami innymi niż wymienione w pkt 1 (tj. nad stowarzyszeniami jednostek samorządu terytorialnego). Jak jednak wynika z art. 91 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.), oraz części XVI Załącznika do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 1998 r. w sprawie utworzenia powiatów (Dz. U. Nr 103, poz. 652 z późn. zm.) –jest miastem na prawach powiatu. W tej natomiast sytuacji, zgodnie z brzmieniem art. 92 ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym, funkcje organów powiatu sprawuje w nim - obok rady miasta - prezydent miasta.

2) Zakres danych osobowych Skarżącego przetwarzanych przez Prezydenta obejmuje wyłącznie informacje zawarte w zawiadomieniu o założeniu KOP. Prezydent nie pozyskał innych danych Skarżącego z jakiegokolwiek innego źródła, w tym od Komendanta ani od Prokuratora.
Jak ustalono, adresowane do Prezydenta pismo Komendanta stanowiło element korespondencji pomiędzy wskazanymi organami zainicjowanej przez Prezydenta, który w piśmie, powołując się na uprawnienia nadzorcze wobec KOP, zwrócił się do Komendanta o przekazanie informacji na temat znanych mu działań tego stowarzyszenia, które „wkraczają w obszary związane z bezpieczeństwem i ochroną porządku publicznego”. żadne ze stanowiących odpowiedź na powyższą korespondencję pism Komendanta (kopie pism w aktach sprawy) nie zawierało w swej treści danych osobowych Skarżącego.

3) Komendant przetwarza dane osobowe Skarżącego jako jego były pracodawca – w związku z pełnioną w przeszłości przez Skarżącego służbą w Komendzie Wojewódzkiej Policji. Komendant nie udostępniał Prezydentowi ani nie pozyskał od Prezydenta danych osobowych Skarżącego.

4) Pismem z dnia 12 października 2006 r. (kopia pisma w aktach sprawy) Komendant, powołując się na cyt.: „(...) potrzebę uregulowania spraw kadrowych oraz prowadzonych postępowań dyscyplinarnych i czynności wyjaśniających w KWP (...)” zwrócił się do Prokuratora o cyt.: „(...) przekazanie odpisów postanowień kończących bieg postępowań przygotowawczych lub czynności sprawdzających przeprowadzonych w związku z zawiadomieniami (...) post. A, stanowiącymi informacje o przestępstwach rzekomo popełnionych przez podległych mi policjantów (...)”. Komendant poinformował, że posiada wiedzę o postępowaniu prowadzonym w Prokuraturze Rejonowej oraz w Prokuraturze Rejonowej, a zarazem wskazał cyt.: „(...) uprzejmie proszę o ustalenie, czy w innych podległych Panu jednostkach organizacyjnych Prokuratury były prowadzone czynności inicjowane zawiadomieniami ww. funkcjonariuszy. O ile tak, a sprawy te zostały formalnie i merytorycznie zakończone, to również proszę o przesłanie do mnie odpisów stosownych postanowień. Będę wdzięczny Panu Prokuratorowi za przekazanie odpisów innych dokumentów wydanych w formie postanowień, itp. przez organy II instancji, w tym też sądu, o ile takowe zostały wydane w sprawach inspirowanych przez (...) post. A(...)”.

5) W odpowiedzi na opisane w pkt 5 wystąpienie z dnia 12 października 2006 r., w korespondencji z dnia 9 listopada 2006 r. Prokurator poinformował Komendanta, że w związku z zawiadomieniem Pana A z dnia 3 stycznia 2006 r. o podejrzeniu popełnienia przez Komendanta, a także przez określonych funkcjonariuszy Komendy Wojewódzkiej Policji przestępstw, Prokuratura Rejonowa podjęła czynności zakończone postanowieniem z dnia 27 kwietnia 2006 r. o odmowie wszczęcia śledztwa. Wraz z przedmiotowym pismem Prokurator przesłał Komendantowi odpis ww. postanowienia (kopie: pisma Prokuratora oraz postanowienia – w aktach sprawy).

W piśmie z dnia 1 kwietnia 2008 r. Prokurator uzasadnił udostępnienie Komendantowi danych osobowych utrwalonych w ww. dokumentach powołując się na art. 135e ust. 9 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2007 r. Nr 43, poz. 277 z późn. zm.). Stosownie do brzmienia ww. przepisu, w sytuacji, jeżeli czyn będący przedmiotem postępowania dyscyplinarnego jest lub był przedmiotem innego postępowania, w tym postępowania przygotowawczego, przełożony dyscyplinarny może zwrócić się do właściwego organu o udostępnienie akt tego postępowania w całości lub w części.
Za zgodą tego organu, potrzebne odpisy lub wyciągi z udostępnionych akt włącza się do akt postępowania dyscyplinarnego. W dalszej korespondencji z Generalnym Inspektorem – tj. w pismach: z dnia 17 września 2008 r. oraz z dnia 29 października 2008 r. (oznaczonych jw.), stanowiących odpowiedź na wystąpienie Generalnego Inspektora z dnia 14 sierpnia 2008 r. (znak: DOLiS-440-73/08/21182) – Prokurator przyznał, że ww. przepis art. 135e ust. 9 ustawy o Policji nie znajdował zastosowania w przedmiotowej sprawie skoro cyt.: „(...) w dacie kierowania wystąpienia {opisanego w pkt 4 wniosku Komendanta do Prokuratora} nie toczyły się postępowania dyscyplinarne, na potrzeby których w wymienionym trybie istniała konieczność uzyskania materiałów z postępowania karnego o tożsamym przedmiocie (...)”.

Jednocześnie Prokurator wyjaśnił, że kwestionowane udostępnienie danych osobowych Skarżącego na rzecz Komendanta uzasadnione było przepisami art. 156 § 5 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 55 z późn. zm.), zwanej dalej również Kpa, oraz art. 134i ust. 4 ustawy o Policji, tym samym zaś – wbrew stanowisku wyrażonemu w ww. wystąpieniu Generalnego Inspektora z dnia 14 sierpnia 2008 r. (znak: DOLiS-440-73/08/21182) – znajdowało oparcie także w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwanej dalej również ustawą. W myśl art. 156 § 5 Kpk, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, w toku postępowania przygotowawczego stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym udostępnia się akta, umożliwia sporządzanie odpisów i kserokopii oraz wydaje odpłatnie uwierzytelnione odpisy lub kserokopie tylko za zgodą prowadzącego postępowanie przygotowawcze; za zgodą prokuratora akta w toku postępowania przygotowawczego mogą być w wyjątkowych wypadkach udostępnione innym osobom.
Powołując się na brzmienie zdania 2 ww. przepisu Prokurator wskazał cyt.: „(...) Kodeks postępowania karnego nie zawiera definicji legalnej wyjątkowego wypadku ani katalogu osób, którym akta mogą być udostępnione. Ustawodawca pozostawił tę kwestię do samodzielnej decyzji prokuratora. Przyjąć zatem należy, że prokurator może wyrazić zgodę na wgląd do akt postępowania, jeżeli ma podstawy do oceny, że osoba, której tego prawa udzielił nie wykorzysta uzyskanej wiedzy w sposób naruszający prawo i nie zakłóci to prawidłowego toku postępowania (...)”. Jednocześnie Prokurator zaznaczył cyt.: „(...) skoro prokurator może udzielić zgody na wgląd do akt toczącego się postępowania, to tym bardziej może udzielić zgody na wgląd do akt zakończonej sprawy (...)”. Polemizując z kolei z wyrażonym w piśmie z dnia 14 sierpnia 2008 r. (znak: DOLiS-440-73/08/21182) stanowiskiem Generalnego Inspektora odnośnie możliwości zastosowania w niniejszej sprawie art. 134i ust. 4 ustawy o Policji (zgodnie z którym, jeżeli zachodzą wątpliwości co do popełnienia przewinienia dyscyplinarnego, jego kwalifikacji prawnej albo tożsamości sprawcy, przed wszczęciem postępowania dyscyplinarnego przełożony dyscyplinarny zleca przeprowadzenie czynności wyjaśniających.; czynności te należy ukończyć w terminie 30 dni), Prokurator wskazał, iż cyt.: „(...) Komendant (...) zwrócił się o przekazanie informacji odnośnie postępowań przygotowawczych i sprawdzających zainicjowanymi zawiadomieniami o popełnieniu przestępstw przez podległych mu służbowo funkcjonariuszy Policji. Przestępstwo popełnione przez funkcjonariusza Policji może stanowić jednocześnie przewinienie dyscyplinarne. Zakres wnioskowanej informacji został określony precyzyjnie. Przedmiotem wystąpienia nie były wszystkie postępowania inicjowane zawiadomieniami posterunkowego A, a tylko te, które dotyczyły podległych Komendantowi funkcjonariuszy (...) żądana informacja zmierzała do zweryfikowania czy zostały popełnione przez podległych mu {Komendantowi} funkcjonariuszy przewinienia dyscyplinarne (...)”.

6) W piśmie z dnia 15 lipca 2008 r. Komendant wskazał, że prawną podstawę pozyskania przez niego omawianych danych osobowych Skarżącego od Prokuratora stanowił art. 134i ust. 4 ustawy o Policji wskazując w szczególności cyt.: „(...) Prośba zawarta w piśmie (...) z dnia 12.10.2006 r. do Prokuratora Okręgowego podyktowana była (...) potrzebą uregulowania spraw kadrowych oraz prowadzonych postępowań dyscyplinarnych i czynności wyjaśniających (...) Przedmiotowe pismo zaliczyć należy do realizowanych czynności wyjaśniających na mocy art. 134i ust. 4 ustawy (...) o Policji (...) Przepisy prawa nie regulują szczegółowego trybu postępowania rzecznika dyscyplinarnego w obszarze realizowanych czynności wyjaśniających w Policji, jednak wskazany w przytoczonej ustawie cel prowadzenia takich czynności stanowi podstawę do powzięcia wszelkich możliwych informacji, decydujących o wszczynaniu lub niewszczynaniu postępowania dyscyplinarnego (...)”. Jednocześnie jednak, w piśmie z dnia 20 stycznia 2009 r. (l. dz. j.w.) Komendant poinformował, że cyt.: „(...) oryginał pisma z dnia 9.11.2006 r. wraz z kopią postanowienia jest przechowywany w aktach dotyczących A. Postanowienie to nie zostało wykorzystane na potrzeby czynności wyjaśniających podejmowanych wobec innych funkcjonariuszy Policji (...)”.

7) Zarówno Komendant (w piśmie z dnia 3 kwietnia 2008 r.), jak również Prokurator (w piśmie z dnia 1 kwietnia 2008 r.; ) zaprzeczyli, aby jakiekolwiek ich działania związane były z „czynnościami analitycznymi”, o których mowa w skardze Pana A.

W tym stanie faktycznym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Odnosząc się w pierwszej kolejności do zarzutu nieuprawnionego przetwarzania przez Prezydenta danych osobowych Skarżącego wskazać należy, że nie znalazł on potwierdzenia w zgromadzonym w przedmiotowej sprawie materiale dowodowym. Jak ustalono, Prezydent przetwarza dane osobowe Skarżącego jako założyciela KOP, w zakresie, w jakim zostały one utrwalone w pisemnym zawiadomieniu o utworzeniu tego podmiotu z dnia 16 września 2005 r., przekazanym Prezydentowi - jako organowi nadzorczemu wobec KOP. Mając na uwadze, iż skarga Pana A inicjująca postępowanie w niniejszej sprawie odnosiła się do Prezydenta, a także do cyt.: „(...) podległego mu Dyrektora Biura Organizacji Pozarządowych Z (...)” podkreślenia wymaga, że administratorem danych osobowych Skarżącego - jako założyciela KOP - przetwarzanych przez Prezydenta w związku ze sprawowaną przez niego wobec ww. stowarzyszenia funkcją nadzorczą, jest właśnie Prezydent, nie zaś jakikolwiek pracownik Urzędu Miasta. Ustawa o ochronie danych osobowych definiuje administratora danych jako organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę, o których mowa w art. 3, decydujące celach i środkach przetwarzania danych osobowych (art. 7 pkt 4). To Prezydent natomiast - jako organ gminy (art. 11a pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym Dz. U. z 2001 Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), wykonujący swoje zadania przy pomocy urzędu, będący jego kierownikiem, a także realizujący uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu (art. 33 ust. 1, ust. 3 i ust. 5 w zw. z art. 11a ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym) – decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych niezbędnych dla wykonywania jego kompetencji, w tym w zakresie sprawowania nadzoru nad stowarzyszeniami. Odpowiedzialnym za legalność procesu przetwarzania danych osobowych nie jest każdy podmiot (osoba), który dane faktycznie przetwarza, lecz przede wszystkim administrator tych danych (art. 26 ustawy). Zatem adresatem niniejszej decyzji, w zakresie w jakim odnosi się ona do kwestionowanego przetwarzania danych osobowych Skarżącego przez Prezydenta, a także przez „podległego mu Dyrektora Biura Organizacji Pozarządowych Z” jest Prezydent.
W skierowanej do Generalnego Inspektora skardze Pan A nie kwestionował legalności przetwarzania przez Prezydenta ww. jego danych osobowych w ramach sprawowania w stosunku do KOP funkcji nadzorczej. Skarżący zarzucił natomiast Prezydentowi,
że działając w porozumieniu z Komendantem oraz Prokuratorem podjął wobec niego – jako członka KOP – szereg bezprawnych „czynności analitycznych”, związanych z nieuprawnionym przetwarzaniem jego danych osobowych. Wbrew jednak powyższym twierdzeniom, brak jest dowodów, aby Prezydent podejmował sam bądź w porozumieniu z innymi podmiotami czy organami, w szczególności zaś z Komendantem lub z Prokuratorem jakiekolwiek czynności wobec KOP, które wiązałyby się z przetwarzaniem danych osobowych Skarżącego. W szczególności wymieniona pomiędzy Prezydentem a Komendantem korespondencja dotycząca działalności KOP – tj. pismo Prezydenta do Komendanta z dnia 12 października 2006 r. oraz stanowiące odpowiedź na nie dwa kolejne pisma Komendanta adresowane do Prezydenta (z dnia 25 października 2006 r. i z dnia 6 lutego 2007 r.) nie zawierają w swej treści jakichkolwiek danych osobowych Skarżącego.

Należy przy tym wyraźnie podkreślić, że w obszarze zainteresowania Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych – jako organu do spraw ochrony danych osobowych (art. 8 ust. 1 ustawy) - mieszczą się wyłącznie kwestie przetwarzania danych osobowych Skarżącego, natomiast poza oceną organu ochrony danych pozostaje, czy działania skarżonych przez Pana A organów (w tym Prezydenta) mają – jak twierdzi Skarżący - „znamiona inwigilacji legalnej organizacji społecznej Komitet Obrony Policjantów”, czy też pozbawione są takiego charakteru.

Podsumowując tą część niniejszych rozważań wskazać zatem należy, że nie znalazły potwierdzenia w zgromadzonym materiale dowodowym twierdzenia Skarżącego dotyczące rzekomego bezprawnego przetwarzania przez wskazany organ dotyczących go danych osobowych w związku z prowadzoną analizą funkcjonowania KOP. Wobec niestwierdzenia naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, Generalny Inspektor nie ma podstaw do sformułowania pod adresem Prezydenta jakiegokolwiek nakazu odpowiadającego dyspozycji art. 18 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Odnosząc się do zarzutów skargi w pozostałym jej zakresie, wobec faktu, iż odnosi się ona do Komendanta i cyt.: „(...) podległych mu oficerów Inspektoratu KWP, w tym w szczególności inspektora X oraz oficerów Wydziału Kadr i Szkolenia KWP w szczególności nadkomisarza C (...)”, a także cyt.: „(...) Prezesa Prokuratury Okręgowej (...)” podkreślenia wymaga, że adresatami decyzji w niniejszej sprawie w podanym jej zakresie są: Komendant oraz Prokurator. Powyższe wynika z przytoczonej już wcześniej ustawowej definicji administratora danych, wyznaczonego przepisami ww. ustawy o ochronie danych osobowych
zakresu podmiotowego odpowiedzialności za legalność procesu przetwarzania danych osobowych, a także zakresu kompetencji ww. organów. Nadmienić również należy, że przepisy regulujące ustrój i organizację prokuratury nie przewidują stanowiska prezesa jednostki prokuratury jakiegokolwiek szczebla. Stosownie do brzmienia art. 17 ust. 1 pkt 2c prokuraturą okręgową kieruje Prokurator okręgowy; Prokurator okręgowy jest prokuratorem przełożonym prokuratorów prokuratury okręgowej oraz prokuratorów rejonowych i prokuratorów prokuratur rejonowych na obszarze działania prokuratury okręgowej. Według ustaleń Generalnego Inspektora, na wniosek Komendanta z dnia 12 października 2006 r. (L. dz. IK-I-1796/2006) o cyt.: „(...) przekazanie odpisów postanowień kończących bieg postępowań przygotowawczych lub czynności sprawdzających przeprowadzonych w związku z zawiadomieniami (...) post. A, stanowiącymi informacje o przestępstwach rzekomo popełnionych przez podległych mi policjantów (...)” (wniosek opisany w pkt 4 niniejszej decyzji), Prokurator odpowiedział pismem z dnia 9 listopada 2006 r. pismo opisane w pkt 5 niniejszej decyzji). W treści wskazanej korespondencji Prokurator poinformował Komendanta, że na skutek czynności „(...) zainicjowanych zawiadomieniem A z dnia 3 stycznia 2006 roku (...)” Prokuratura Rejonowa podjęła „(...) postępowanie (...) zakończone postanowieniem o odmowie wszczęcia postępowania karnego (...)” z dnia 27 kwietnia 2006 r.. W załączeniu do przedmiotowej korespondencji Prokurator przesłał Komendantowi kopię ww. postanowienia o odmowie wszczęcia śledztwa z dnia 27 kwietnia 2006 r. (kopia postanowienie w aktach sprawy).
Znamiennym jest, że Prokurator i Komendant składali w niniejszej sprawie wykluczające się wzajemnie wyjaśnienia, zmieniali stanowisko odnośnie prawnych podstaw ww. ich działań, a nawet celu, któremu miały one służyć.
Generalny Inspektor podtrzymuje stanowisko wyrażone już w toku niniejszego postępowania o braku podstaw prawnych dla kwestionowanego udostępnienia danych osobowych Skarżącego przez Prokuratora na rzecz Komendanta.
Powołany pierwotnie przez Prokuratora dla uzasadnienia legalności ww. jego działań art. 135e ust. 9 ustawy o Policji stanowi, że jeżeli czyn będący przedmiotem postępowania dyscyplinarnego jest lub był przedmiotem innego postępowania, w tym postępowania przygotowawczego, przełożony dyscyplinarny może zwrócić się do właściwego organu o udostępnienie akt tego postępowania w całości lub w części. Za zgodą tego organu, potrzebne odpisy lub wyciągi z udostępnionych akt włącza się do akt postępowania dyscyplinarnego. Regulacja ta bez wątpienia kształtuje po stronie przełożonego dyscyplinarnego (w niniejszej sprawie Komendanta – art. 133 ust. 1 w zw. z art. 32 ust. 1 ustawy o Policji) uprawnienie do pozyskania danych osobowych zawartych w aktach postępowania przygotowawczego lub innego postępowania, jednak tylko i wyłącznie w takiej sytuacji, gdy przedmiot wskazanego postępowania przygotowawczego lub innego postępowania jest bądź był tożsamy z przedmiotem prowadzonego postępowania dyscyplinarnego. Oznacza to, że w sytuacji, gdy prawną podstawę udostępnienia przez Prokuratora danych osobowych zawartych w aktach postępowania przygotowawczego lub innego postępowania stanowić ma art. 135e ust. 9 ustawy o Policji (tym samym zaś udostępnienie to ma się odbyć na warunkach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych – zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa), Prokurator musi zweryfikować, czy postępowanie dyscyplinarne, na potrzeby którego mają być pozyskane przedmiotowe dane pozostaje w toku (uzyskiwanie informacji na podstawie art. 135e ust. 9 ustawy o Policji stanowi bowiem element czynności niezbędnych do wyjaśnienia sprawy będącej przedmiotem postępowania dyscyplinarnego) jak i to, czy jego przedmiot pokrywa się z przedmiotem postępowania przygotowawczego lub innego postępowania, którego akta/część akt (tym samym zaś utrwalone w nich dane osobowe) mają podlegać udostępnieniu. W przedmiotowej sprawie ustaleń takich nie dokonano. Tymczasem treść wniosku o udostępnienie akt wskazywała, że Komendant ,nie jest zainteresowany uzyskaniem rozstrzygnięcia w konkretnej sprawie (sprawie w określonym przedmiocie), lecz wszelkich rozstrzygnięć we wszystkich sprawach, które były prowadzone w podległych Prokuratorowi jednostkach prokuratury w związku z zawiadomieniami Skarżącego o przestępstwach popełnionych rzekomo przez Komendanta i podległych mu policjantów. Komendant nie powołał się przy tym na potrzeby konkretnego postępowania dyscyplinarnego, lecz na bliżej nieokreśloną cyt.: „(...) potrzebę uregulowania spraw kadrowych oraz prowadzonych postępowań dyscyplinarnych i czynności wyjaśniających w KWP (...)”. Komendant nie tylko nie tylko nie wskazał wprost jako podstawy prawnej swego wniosku art. 135e ust. 9 ustawy o Policji, lecz jego treść nie dawała w istocie podstaw do przyjęcia, że zaistniały okoliczności, o których mowa w tym przepisie.
Prokurator przyznał ostatecznie (w piśmie z dnia 17 września 2008 r.), że ww. przepis art. 135e ust. 9 ustawy o Policji istotnie nie mógł stanowić podstawy udostępnienia przez niego na rzecz Komendanta danych osobowych Skarżącego cyt.: „(...) skoro Komendant (...) ostatecznie stwierdził, że w dacie kierowania wystąpienia nie toczyły się postępowania dyscyplinarne, na potrzeby których w wymienionym trybie istniała konieczność uzyskania materiałów z postępowania karnego o tożsamym przedmiocie (...)”. Jednocześnie wskazał, Ŝe kwestionowane działanie znajdowało oparcie w art. 134i ust. 4 ustawy o Policji. Analogicznej oceny dokonał Komendant – jego zdaniem właśnie powołany art. 134i ust. 4 ustawy o Policji zezwalałmu na pozyskanie od Prokuratora danych osobowych Skarżącego.
Stosownie do brzmienia ww. przepisu, jeżeli zachodzą wątpliwości co do popełnienia przewinienia dyscyplinarnego, jego kwalifikacji prawnej albo tożsamości sprawcy, przed wszczęciem postępowania dyscyplinarnego przełożony dyscyplinarny zleca przeprowadzenie czynności wyjaśniających. Podzielając stanowisko Komendanta, iż cyt.: „(...) przepisy prawa nie regulują szczegółowego trybu postępowania rzecznika dyscyplinarnego w obszarze realizowanych czynności wyjaśniających w Policji, jednak wskazany w przytoczonej ustawie cel prowadzenia tego typu czynności stanowi podstawę do powzięcia wszelkich możliwych informacji, decydujących o wszczynaniu lub niewszczynaniu postępowania dyscyplinarnego (...)” zaznaczyć należy, że w ocenie Generalnego Inspektora omawiany art. 134i ust. 4 ustawy o Policji w żadnym razie nie może stanowić prawnej podstawy pozyskiwania informacji, w tym danych osobowych, nie dla celu wyjaśnienia okoliczności określonej sprawy (co do której nie ma pewności czy stanowi przewinienie dyscyplinarne, a jeśli tak, jaka jest jego kwalifikacja prawna i kto jest jego sprawcą), lecz w istocie celem zapoznania się z dowolnymi materiałami pod kątem istnienia jakichkolwiek okoliczności, które mogłyby potencjalnie zostać zakwalifikowane jako przewinienie dyscyplinarne.
Zdaniem Prokuratora cyt.: „(...) Komendant (...) zwrócił się o przekazanie informacji odnośnie postępowań przygotowawczych i sprawdzających zainicjowanych zawiadomieniami o popełnieniu przestępstw przez podległych mu służbowo funkcjonariuszy Policji. Przestępstwo popełnione przez funkcjonariusza Policji może stanowić jednocześnie przewinienie dyscyplinarne. Zakres wnioskowanej informacji został określony precyzyjnie (...)”. Taka interpretacja wniosku Komendanta o udostępnienie danych wykracza jednak poza jego rzeczywistą treść. Komendant uzasadnił potrzebę pozyskania wnioskowanych informacji powołując się enigmatycznie na konieczność cyt.: „uregulowania spraw kadrowych oraz prowadzonych postępowań dyscyplinarnych” - w toku całego postępowania nie wskazał jednak w sposób jednoznaczny, o jakie konkretnie i kogo dotyczące „sprawy kadrowe” chodzi.
Szczególną uwagę zwraca zarazem, że we wniosku mowa jest o „prowadzonych” postępowaniach dyscyplinarnych – a zatem postępowaniach tego rodzaju pozostających w toku, nie zaś o prowadzeniu czynności wyjaśniających ukierunkowanych na zbadanie przesłanek do ewentualnego wszczęcia postępowania dyscyplinarnego. Co więcej, w dalszej części wniosku Komendant wniósł o cyt.: „(...) ustalenie czy w innych, podległych Panu jednostkach organizacyjnych Prokuratury były prowadzone czynności inicjowane zawiadomieniami ww. funkcjonariuszy. O ile tak, a sprawy te zostały formalnie i merytorycznie zakończone, to również proszę o przesłanie do mnie odpisów stosownych postanowień. Będę wdzięczny Panu Prokuratorowi za przekazanie odpisów innych dokumentów wydanych w formie postanowień itp. przez organy II instancji, w tym też sądu, o ile takowe zostały wydane w sprawach inspirowanych przez (...) post. A (...)”. Jak zatem wynika z powyższego, Komendant był w istocie zainteresowany uzyskaniem wszelkich wydanych przez organa ścigania i wymiaru sprawiedliwości, a znajdujących się w posiadaniu Prokuratora rozstrzygnięć w sprawach inicjowanych zawiadomieniami Skarżącego, w bliżej nieokreślonym celu. W toku postępowania Komendant uzasadniał ww. wniosek wskazując m. in. (w piśmie z dnia 15 lipca 2008 r.) cyt.: „(...) A złożył zawiadomienie o przestępstwie popełnionym przez rzecznika dyscyplinarnego na jego szkodę i w przypadku potwierdzenia powyższego przez Prokuraturę stanowiłoby to podstawę do wyłączenia rzecznika dyscyplinarnego z dalszego prowadzenia sprawy (...) Przedmiotowe pismo zaliczyć należy do realizowanych czynności wyjaśniających na mocy art. 134i ust. 4 ustawy (...) o Policji (...)”. Treść adresowanego do Prokuratora wniosku o udostępnienie informacji – zarówno w części wskazującej zakres danych, jak i w części obejmującej uzasadnienie potrzeby ich pozyskania - przeczy jednak powyższym deklaracjom. Co istotne, w piśmie z dnia 20 stycznia 2009 r. Komendant wskazał jednoznacznie, że pozyskane od Prokuratora informacje nie zostały wykorzystane na potrzeby czynności wyjaśniających podejmowanych wobec innych niż sam Skarżący, podległych Komendantowi funkcjonariuszy Policji, natomiast cyt.: „(...) oryginał pisma z dnia 9.11.2006 r. wraz z kopią postanowienia jest przechowywany w aktach dotyczących A (...)”. Powyższe dowodzi, że wnioskowane informacje nie były w istocie Komendantowi potrzebne dla celów określonych w art. 134i ust. 4 prawa o Policji i nie zostały w tych celach wykorzystane, natomiast aktualnie są przetwarzane w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy Pana A – dla czego również brak jest jakiegokolwiek uzasadnienia prawnego. Podsumowując tą część niniejszych rozważań wskazać należy, że zgłoszony przez Komendanta pod adresem Prokuratora wniosek o udostępnienie informacji na temat Skarżącego nie znajdował oparcia w art. 134i ust. 4 ustawy o Policji.
Nie można również zgodzić się z argumentacją Prokuratora, iż rzeczone udostępnienie danych odbyło się w trybie art. 156 § 5 Kodeksu postępowania karnego. W myśl powołanego przepisu, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, w toku postępowania przygotowawczego stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym udostępnia się akta, umożliwia sporządzanie odpisów i kserokopii oraz wydaje odpłatnie uwierzytelnione odpisy lub kserokopie tylko za zgodą prowadzącego postępowanie przygotowawcze; za zgodą prokuratora akta w toku postępowania przygotowawczego mogą być w wyjątkowych wypadkach udostępnione innym osobom. Jak słusznie wskazał Prokurator, cyt.: „(...) Kodeks postępowania karnego nie zawiera definicji legalnej wyjątkowego wypadku ani katalogu osób, którym akta mogą być udostępnione.
Ustawodawca pozostawił tę kwestię do samodzielnej decyzji prokuratora. Przyjąć zatem należy, że prokurator może wyrazić zgodę na wgląd do akt postępowania, jeżeli ma podstawy do oceny, że osoba, której tego prawa udzielił nie wykorzysta uzyskanej wiedzy w sposób naruszający prawo i nie zakłóci to prawidłowego toku postępowania (...)”. Jednocześnie jednak Prokurator wyjaśnił, iż cyt.: „(...) w dacie przekazania Komendantowi (...) postanowienia Prokuratora Rejonowego z dnia 27 kwietnia 2006 r., postępowanie w powyższej sprawie było prawomocnie zakończone. Postanowienie o odmowie wszczęcia śledztwa uprawomocniło się 31 maja 2006 r. (...)”. Nie znajduje uzasadnienia stanowisko Prokuratora, iż cyt.: „(...) przepis art. 156 § 5 kpk mógł stanowić podstawę udostępnienia akt sprawy zakończonej na etapie postępowania przygotowawczego, choć z literalnego brzmienia wynika, że dotyczy toczącego się postępowania. W mojej ocenie, skoro prokurator może udzielić zgody na wgląd do akt toczącego się postępowania, to tym bardziej może udzielić zgody na wgląd do akt zakończonej sprawy. Stanowisko to oparte jest o wnioskowanie według argumentum a fortiori (...)”. Dokonana przez Prokuratora interpretacja omawianego przepisu nie tylko przeczy jego literalnemu brzmieniu, lecz w istocie w znaczny sposób, bezzasadnie rozszerza zakres przedmiotowy normowania Kodeksu postępowania karnego (art. 1 Kpk), poprzez przyjęcie, że kompetencje wynikające z norm omawianego aktu prawnego przysługują Prokuratorowi także po zakończeniu postępowania przygotowawczego. Nie negując generalnego prawa Prokuratora do udostępniania informacji utrwalonych w aktach prawomocnie zakończonych postępowań przygotowawczych wskazać należy, że wynikają one i są realizowane w trybie przewidzianym przepisami odrębnymi – tj. przede wszystkim przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobnie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.). Szczególnego zaakcentowania wymaga przy tym, że w myśl art. 5 pierwszego z wymienionych aktów prawnych, prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych (ust. 1), jak również podlega ono ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy - ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa (§ 2). Powyższe uwagi mają charakter poboczny wobec faktu, iż Żaden
element wniosku Komendanta do Prokuratora, odpowiedzi Prokuratora na ten wniosek, jak również żaden inny składnik materiału dowodowego sprawy nie wskazuje ani na zamiar Komendanta pozyskania interesujących go informacji w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej, ani na rozpatrzenie przez Prokuratora zasadności wniosku Komendanta w kontekście tych przepisów.
Wobec poczynionych dotychczas uwag oczywistym jest, iż udostępnienie przez Prokuratora na rzecz Komendanta/ pozyskanie przez Komendanta od Prokuratora danych osobowych Skarżącego nie odbyło się w trybie art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych – jako niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
W niniejszej sprawie nie zaistniała również – wbrew stanowisku Prokuratora – przesłanka dopuszczalności przetwarzania danych z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych.
Ww. przepis zezwala na przetwarzanie danych wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego. Zdaniem Prokuratora (pismo z dnia 17 września 2008 r.) cyt.: „(...) niewątpliwie dobrem publicznym są zadania realizowane przez Policję związane ze ściganiem przestępstw i wykroczeń, jak i tożsame zadania realizowane przez Prokuraturę.
Wykonując ustawowe zadania organy Policji i Prokuratury ściśle ze sobą współpracują. Przekazywanie informacji o toczących się postępowaniach (a taka została przekazana) i innych informacji pomiędzy Prokuraturą i Policją w celu realizacji ustawowych zadań jest działaniem dla dobra publicznego i z racji tej w zakresie przetwarzania danych osobowych zgodne z prawem na podstawie art. 23 ust 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych. Zasada działania dla dobra publicznego nie uległa ograniczeniu z tego powodu, że Komendant doprecyzował w swoim wystąpieniu, że wnosi o udzielenie informacji dla szeroko rozumianych potrzeb kadrowych. Komendant (...) jako przełożony służbowy i dyscyplinarny z racji pełnionej funkcji jest zobligowany do zapewnienia, by w kierowanej jednostce pełniły służbę osoby (funkcjonariusze publiczni) spełniające ustawowe kryteria pełnienia służby (art. 25 ust. 1 ustawy o Policji) (...)”. Wobec poczynionych w niniejszej sprawie ustaleń zdziwienie budzi fakt powoływania się przez Prokuratora w niniejszej sprawie na okoliczność realizacji zadań „związanych ze ściganiem przestępstw i wykroczeń”, czy przekazywania informacji o „toczących się postępowaniach”. Ponadto, jak wykazano wcześniej, wniosek Komendanta do Prokuratora o udostępnienie danych osobowych
Skarżącego nie był ujęty na tyle precyzyjnie, by moŜna było z niego wywnioskować rzeczywisty cel pozyskania tych informacji, ani też pozyskane w rezultacie od Prokuratora dane nie zostały wykorzystane przez Komendanta wykorzystane w celu, dla którego zostały mu udostępnione. W istocie raz jeszcze warto podkreślić Ŝe w toku całego postępowania w niniejszej sprawie Komendant nie wykazał w sposób wiarygodny, aby pozyskanie od Prokuratora danych osobowych Skarżącego stanowiło niezbędny warunek realizacji jakichkolwiek jego uprawnień, bądź obowiązków.
Argument, iż kwestionowane przetwarzanie danych Skarżącego wiązało się z realizowaniem przez Policję lub Prokuraturę jakichkolwiek celów służących dobru publicznemu, w sytuacji gdy działania ww. podmiotów nie znajdują uzasadnienia w jakimkolwiek przepisie prawa, jest oczywiście chybiony.

Reasumując, pozyskanie przez Komendanta od Prokuratora danych osobowych Skarżącego utrwalonych w skierowanym do Komendanta piśmie Prokuratora z dnia 9 listopada 2006 oraz w odpisie postanowienia Prokuratora Prokuratury Rejonowej nie znajdowało oparcia w przepisach obowiązującego prawa. Przedmiotowe dane przetwarzane są aktualnie w aktach pracowniczych Skarżącego choć dla działania tego brak jakiegokolwiek uzasadnienia prawnego.
Postępowanie administracyjne prowadzone przez Generalnego Inspektora ukierunkowane jest na wydanie decyzji administracyjnej na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.
Stosownie do brzmienia powołanego przepisu, w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, Generalny Inspektor z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej, w drodze decyzji administracyjnej, nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem, a w szczególności:

Usunięcie uchybień (pkt 1), uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie, udostępnienie lub nieudostępnienie danych osobowych (pkt 2), zastosowanie dodatkowych środków zabezpieczających zgromadzone dane osobowe (pkt 3), wstrzymanie przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego (pkt 4), zabezpieczenie danych lub przekazanie ich innym podmiotom (pkt 5), usunięcie danych osobowych (pkt 6). W okolicznościach przedmiotowej sprawy Generalny Inspektor jest zatem władny skierować
pod adresem Komendanta nakaz usunięcia kwestionowanych danych Skarżącego, pozyskanych od Prokuratora bez podstawy prawnej (art. 18 ust. 1 pkt 6 ustawy).

Brak natomiast podstaw do wydania jakiegokolwiek nakazu z art. 18 ust. 1 ustawy pod adresem Prokuratora. Nakaz taki musiałby bowiem dotyczyć ewentualnego, nieuprawnionego udostępniania informacji o Skarżącym w przyszłości, na warunkach analogicznych do ustalonych.
Tymczasem podkreślić należy, ze decyzja administracyjna organu jest zawsze aktem o charakterze konkretnym i indywidualnym – dotyczącym ściśle określonego, ustalonego i aktualnego w chwili orzekania stanu faktycznego, wydanym w oparciu o przepisy prawa obowiązujące w chwili jej wydania. Generalny Inspektor nie jest uprawniony do wydania rozstrzygnięcia co do przyszłych, możliwych, hipotetycznych sytuacji. Bezzasadne byłoby założenie, że kwestionowana przez Skarżącego sytuacja z pewnością powtórzy się, a jeśli nawet, że przepisy prawa, w świetle których powinna być oceniana, nie ulegną do tego czasu zmianie. Decyzja dotycząca ewentualnych przyszłych działań Prokuratora byłaby zatem w równym stopniu nieuprawniona, co niewykonalna.

W tym stanie faktycznym i prawnym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak na wstępie.
Decyzja niniejsza jest ostateczna.